Im Modul Ausgangsrechnungen erstellst, versendest und verfolgst du alle Ausgangsrechnungen deiner Eigentümer. Du findest das Modul über Finanzen > Ausgangsrechnungen.
In diesem Artikel
Die Übersicht und die Tabs
Gehe zu Finanzen > Ausgangsrechnungen. Oben siehst du Tabs, mit denen du die Ausgangsrechnungen nach Status ansiehst. Mit der Schaltfläche Neu erstellst du selbst eine Ausgangsrechnung.
| Tab | Was siehst du hier? |
|---|---|
| Alle | Alle Ausgangsrechnungen, unabhängig vom Status. |
| Geplant | Ausgangsrechnungen, die OWNER aus deinen Mietverträgen für den nächsten Zeitraum vorbereitet hat, mit dem Versanddatum. Ist die automatische Rechnungsstellung aktiviert, werden sie an diesem Datum von selbst versendet. Ist sie deaktiviert, akzeptierst du sie selbst. |
| Entwurf | Ausgangsrechnungen, die du akzeptiert oder selbst erstellt hast, die aber noch nicht endgültig sind. Du kannst sie noch anpassen. |
| Offen | Endgültige Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind und deren Fälligkeitsdatum noch nicht verstrichen ist. |
| Überfällig | Endgültige Ausgangsrechnungen, die nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt sind. Hierfür können Erinnerungen versendet werden. |
| Bezahlt | Ausgangsrechnungen, die vollständig bezahlt sind. |
Wie entsteht eine Ausgangsrechnung?
| Wie | Was passiert? |
|---|---|
| Automatisch aus einem Mietvertrag | Mit einem Mietvertrag verknüpfst du Verkaufspositionen. Auf dieser Grundlage bereitet OWNER pro Zeitraum eine Ausgangsrechnung unter Geplant vor. Siehe Wie funktioniert die automatische Rechnungsstellung? |
| Manuell | Über Neu erstellst du selbst eine Ausgangsrechnung, zum Beispiel für eine Korrektur oder einmalige Kosten. Siehe Wie erstelle ich eine manuelle Ausgangsrechnung? |
| Aus einer Buchung | Ist bei der Kurzzeitvermietung die Zahlung ‘auf Rechnung’ aktiviert, erstellt OWNER bei der Buchung eine offene Ausgangsrechnung. |
| Als Gutschrift | Eine Gutschrift ist eine Ausgangsrechnung mit negativem Betrag. Siehe Wie erstelle ich eine Gutschrift? |
| Als Verwaltungsrechnung | Bist du Verwalter, stellst du deine Verwaltungsvergütung aus deiner Verwalterumgebung in Rechnung. Siehe Wie funktionieren Verwaltungsrechnungen? |
Von geplant bis bezahlt
- Geplant – OWNER bereitet die Ausgangsrechnung aus dem Mietvertrag vor.
- Entwurf – du akzeptierst die geplante Ausgangsrechnung (oder erstellst selbst eine). Du kannst sie noch anpassen.
- Offen – du akzeptierst den Entwurf. Die Ausgangsrechnung ist jetzt endgültig, erhält eine Rechnungsnummer und wird über die gewählte Versandart versendet.
- Überfällig oder Bezahlt – je nachdem, ob rechtzeitig bezahlt wurde.
Ist die automatische Rechnungsstellung aktiviert, durchläuft OWNER diese Schritte am Versanddatum selbst.
Tipp: Wirf vor deinem ersten Versand immer kurz einen Blick in den Tab Geplant. Geh auch die Checkliste für die ersten Ausgangsrechnungen durch.
Versenden
Pro Ausgangsrechnung (oder pro Mietvertrag) wählst du die Versandart: nicht versenden, per E-Mail oder über Peppol. Die Ausgangsrechnung geht an einen Empfänger, in der Sprache, die bei dieser Person eingestellt ist. Auf jeder Ausgangsrechnung steht ein QR-Code, der zur Online-Seite der Ausgangsrechnung führt.
Mehr dazu in Wie versende ich eine Ausgangsrechnung?
Erinnern und gutschreiben
OWNER kann automatisch eine erste, zweite und dritte Erinnerung senden, wenn eine Ausgangsrechnung nach dem Fälligkeitsdatum noch offen ist. Das stellst du unter Einstellungen > Module > Finanzen > Ausgangsrechnungen > Allgemein ein. Ein Mahn- oder Inkassoverfahren ist in OWNER nicht enthalten.
Eine fehlerhafte Ausgangsrechnung schreibst du über Aktionen auf der Ausgangsrechnung gut.
Zahlungen verarbeiten
Zahlungen gehen über OWNER Pay ein (bald OWNER Wallet, erwartet Ende 2026), oder du verarbeitest sie in deinem verbundenen Buchhaltungsprogramm. Bei einer Buchhaltungsanbindung ist der Zahlungsstatus in deinem Buchhaltungsprogramm maßgeblich. Mehr dazu in OWNER Wallet oder Buchhaltungsanbindung: Wie verarbeitest du Zahlungen?
Häufige Fragen
Einrichten und nummerieren
- Wie funktioniert die automatische Rechnungsstellung?
- Für welchen Zeitraum stellt OWNER Rechnungen aus?
- Wie richte ich die Rechnungsnummerierung ein?
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer: Was geht und was nicht?
- Kann ich eine Referenznummer oder USt-IdNr. auf die Ausgangsrechnung setzen?
Erstellen, versenden und korrigieren
- Wie versende ich eine Ausgangsrechnung?
- An welche E-Mail-Adresse geht die Ausgangsrechnung, und kann sie an mehrere gehen?
- Wie erstelle ich eine manuelle Ausgangsrechnung?
- Wie erstelle ich eine Gutschrift?
- Warum ist meine Ausgangsrechnung nicht bereit?
- Was ist ‘Abgerechnet bis’ und wie ändere ich es?
- Wie funktionieren Verwaltungsrechnungen?
Erinnerungen
- Wie schalte ich automatische Erinnerungen ein oder aus?
- Wie sende ich manuell eine Erinnerung?
- Warum erhält mein Mieter eine Erinnerung, obwohl bezahlt wurde?
Brauchst du Hilfe?
Kontaktiere den Support:
- Chat: über das Hilfecenter (Chat-Schaltfläche unten rechts)
- E-Mail: support@owner.app
- Anruf oder WhatsApp: +31 591 799 602