Cómo organizar los archivos
Ejemplos prácticos para guardar documentos e imágenes en el lugar correcto.
Una carpeta de archivos bien ordenada ahorra mucho tiempo de búsqueda. Con estos consejos guardas documentos e imágenes en OWNER de forma que siempre los encuentres.
En este artículo
Guarda los archivos en el nivel correcto
Vincula un archivo al elemento al que realmente pertenece. Algunos ejemplos:
| Archivo | ¿Dónde lo guardas? |
|---|---|
| Contrato de alquiler firmado y anexos | En el contrato de alquiler, no en el inquilino ni en la unidad. Así la unidad sigue ordenada, también tras varios cambios de inquilino. |
| Carta de rescisión del inquilino | En el contrato de alquiler. |
| Plano | En la unidad o unidades a las que se refiere. Un plano con diez unidades lo vinculas a las diez. |
| Documento de identidad | En la persona (Contactos > Personas). Así solo tienes que guardarlo una vez, aunque haya varios contratos de alquiler. |
| Extracto de la Cámara de Comercio (Kamer van Koophandel, registro mercantil neerlandés) | En la empresa (Contactos > Empresas). |
| Foto de una fuga | En el ticket sobre la fuga, para que el aviso y la foto estén juntos. |
| Informe de inspección | En la inspección. |
| Contrato con un proveedor | En el contrato de servicio. |
Asigna a los archivos un tipo y una fecha
Con un tipo, por ejemplo “Acuerdo”, más adelante encuentras todos tus contratos de arrendamiento de una vez filtrando. Con una fecha ordenas los documentos. En las imágenes esto ocurre automáticamente, porque la fecha de captura está en el archivo.
Consejo: ¿Echas en falta un tipo? Añádelo tú mismo mediante el signo más en la lista desplegable o en la configuración.
Marca favoritos
Abre un documento o una imagen y elige en las acciones Establecer como favorito. Después filtras rápidamente por tus favoritos.
¿Guardas también tus documentos en papel?
Usa entonces un numerador: un sello que pone un número único y correlativo en cada documento.
- Sella el documento con un número.
- Escanea el documento.
- Súbelo a OWNER e introduce el número del sello en Número de referencia.
- Archiva el documento en papel en un archivador, por orden de número.
Así encuentras rápidamente el original en papel de cada archivo digital.
Lee también: Gestión de archivos · Gestionar documentos · Imágenes.
¿Necesitas ayuda?
Ponte en contacto con soporte:
- Chat: a través del centro de ayuda (botón de chat abajo a la derecha)
- Correo electrónico: support@owner.app
- Llamada o WhatsApp: +31 591 799 602