So organisierst du Dateien
Praktische Beispiele, um Dokumente und Bilder am richtigen Ort zu speichern.
Eine gut geordnete Dateiablage erspart viel Sucherei. Mit diesen Tipps speicherst du Dokumente und Bilder in OWNER so, dass du sie immer wiederfindest.
In diesem Artikel
Speichere Dateien auf der richtigen Ebene
Verknüpfe eine Datei mit dem Datensatz, zu dem sie wirklich gehört. Ein paar Beispiele:
| Datei | Wo speicherst du sie? |
|---|---|
| Unterschriebener Mietvertrag und Nachträge | Beim Mietvertrag, nicht beim Mieter oder bei der Einheit. So bleibt die Einheit übersichtlich, auch nach mehreren Mieterwechseln. |
| Kündigungsschreiben des Mieters | Beim Mietvertrag. |
| Grundriss | Bei der Einheit oder den Einheiten, um die es geht. Einen Grundriss mit zehn Einheiten verknüpfst du mit allen zehn. |
| Ausweisdokument | Bei der Person (Kontakte > Personen). Dann musst du es nur einmal speichern, auch bei mehreren Mietverträgen. |
| Handelsregisterauszug (Kamer van Koophandel, niederländische Handelskammer) | Beim Unternehmen (Kontakte > Unternehmen). |
| Foto eines Lecks | Beim Ticket zum Leck, damit die Meldung und das Foto zusammen sind. |
| Inspektionsbericht | Bei der Inspektion. |
| Vertrag mit einem Lieferanten | Beim Servicevertrag. |
Gib Dateien einen Typ und ein Datum
Mit einem Typ, zum Beispiel “Vereinbarung”, findest du später alle deine Mietvereinbarungen auf einmal per Filter wieder. Mit einem Datum bringst du Dokumente in eine Reihenfolge. Bei Bildern geschieht das automatisch, weil das Aufnahmedatum in der Datei steht.
Tipp: Fehlt dir ein Typ? Füge ihn selbst über das Pluszeichen in der Auswahlliste oder in den Einstellungen hinzu.
Markiere Favoriten
Öffne ein Dokument oder Bild und wähle bei den Aktionen Als Favorit markieren. Danach filterst du schnell nach deinen Favoriten.
Bewahrst du deine Dokumente auch auf Papier auf?
Nutze dann einen Nummerierstempel: einen Stempel, der eine eindeutige, fortlaufende Nummer auf jedes Dokument setzt.
- Stemple das Dokument mit einer Nummer.
- Scanne das Dokument.
- Lade es in OWNER hoch und gib die Stempelnummer bei Referenznummer ein.
- Lege das Papierdokument in einem Ordner ab, sortiert nach Nummer.
So findest du zu jeder digitalen Datei schnell das Papieroriginal.
Lies auch: Dateiverwaltung · Dokumente verwalten · Bilder.
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