Zo kun je bestanden organiseren
Praktische voorbeelden om documenten en afbeeldingen op de juiste plek te bewaren.
Een goed geordende bestandenmap scheelt veel zoekwerk. Met deze tips bewaar je documenten en afbeeldingen in OWNER zo dat je ze altijd terugvindt.
In dit artikel
Bewaar bestanden op het juiste niveau
Koppel een bestand aan het onderdeel waar het echt bij hoort. Een paar voorbeelden:
| Bestand | Waar bewaar je het? |
|---|---|
| Getekend huurcontract en allonges | Bij het huurcontract, niet bij de huurder of de eenheid. Zo blijft de eenheid overzichtelijk, ook na meerdere huurderswisselingen. |
| Opzegbrief van de huurder | Bij het huurcontract. |
| Plattegrond | Bij de eenheid of eenheden waar hij over gaat. Eén plattegrond met tien eenheden koppel je aan alle tien. |
| Legitimatie | Bij de persoon (Contacten > Personen). Dan hoef je hem maar één keer op te slaan, ook bij meerdere huurcontracten. |
| Uittreksel Kamer van Koophandel | Bij het bedrijf (Contacten > Bedrijven). |
| Foto van een lekkage | Bij het ticket over de lekkage, zodat de melding en de foto bij elkaar staan. |
| Inspectierapport | Bij de inspectie. |
| Contract met een leverancier | Bij het servicecontract. |
Geef bestanden een type en datum
Met een type, bijvoorbeeld “Overeenkomst”, vind je later al je huurovereenkomsten in één keer terug door te filteren. Met een datum zet je documenten op volgorde. Bij afbeeldingen gaat dat automatisch, omdat de opnamedatum in het bestand staat.
Tip: Mis je een type? Voeg het zelf toe via het plusteken in de keuzelijst of in de instellingen.
Markeer favorieten
Open een document of afbeelding en kies bij de acties Instellen als favoriet. Daarna filter je snel op je favorieten.
Bewaar je documenten ook op papier?
Gebruik dan een numeroteur: een stempel die een uniek, oplopend nummer op elk document zet.
- Stempel het document met een nummer.
- Scan het document.
- Upload het in OWNER en vul het stempelnummer in bij Referentienummer.
- Berg het papieren document op in een ordner, op volgorde van nummer.
Zo vind je bij elk digitaal bestand het papieren origineel snel terug.
Lees ook: Bestandsbeheer · Documenten beheren · Afbeeldingen.
Kom je er niet uit?
Neem contact op met support:
- Chat: via het helpcentrum (chatknop rechtsonder)
- E-mail: support@owner.app
- Bellen of WhatsApp: +31 591 799 602