Overslaan naar inhoud
Nederlands
Meer ondersteuning
Neem contact met ons op
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Exact Online

De Exact-koppeling automatiseert de uitwisseling van verkoopfacturen en hun betaalstatus tussen OWNER en Exact.

Algemene werking van de koppeling
Installatie van de koppeling
Werken met de koppeling
Bekende foutmeldingen

Algemene werking van de koppeling

Met de Exact-koppeling worden verkoopfacturen automatisch uitgewisseld met je Exact-administratie. De betaalstatus van deze facturen wordt teruggestuurd naar OWNER, zodat je altijd op de hoogte bent van welke facturen zijn betaald en je boekhouding up-to-date blijft. Deze koppeling maakt het mogelijk om meerdere administraties te koppelen aan verschillende eigenaren binnen je OWNER-omgeving. Voor elke administratie kun je specifieke voorkeuren instellen.

De koppeling zorgt ervoor dat contactgegevens tussen OWNER en Exact worden gesynchroniseerd. Als je de contactinformatie in OWNER wijzigt, wordt deze automatisch bijgewerkt in Exact. Ook kunnen eenheden en projecten in OWNER worden gekoppeld als kostenplaatsen of kostendragers in Exact. Als deze nog niet bestaan, worden ze aangemaakt en bijgewerkt wanneer er wijzigingen zijn in OWNER. Als je gebruik maakt van uitgestelde omzet, kan deze functie per administratie worden geactiveerd. Factuurregels worden dan automatisch op uitgestelde omzet geboekt wanneer dit van toepassing is. Ook de betaalmethoden van facturen worden uitgewisseld, zodat in Exact bekend is of een factuur automatisch moet worden geïncasseerd of handmatig wordt overgemaakt. De incasso zelf gebeurt dan vanuit Exact.

Installatie van de koppeling

Volg deze stappen om de Exact-koppeling te activeren:

Stap 1: Koppel Exact aan OWNER

  • Zorg ervoor dat je bent uitgelogd uit Exact Online.
  • Ga in je OWNER-omgeving rechtsboven naar de 'Marktplaats' en klik op 'Exact Online'.
  • Klik op de knop 'Installeren'.
  • Kies de juiste versie van Exact Online (Nederland, België, Duitsland of Engeland).
  • Log in op Exact Online met een gebruiker die niet op korte termijn gewist of geblokkeerd zal worden, omdat de koppeling aan deze gebruiker wordt gekoppeld.

Stap 2: Koppel de Eigenaren uit OWNER aan de Administraties in Exact

  • Nadat Exact aan OWNER is gekoppeld, wijs je de juiste eigenaar uit OWNER toe aan de juiste administratie in Exact.
  • Als je meerdere eigenaren in OWNER hebt, kun je bovenaan naast het Exact-logo een extra administratie koppelen door te klikken op 'Connect administration'.
  • Zodra alle eigenaren zijn gekoppeld aan de desbetreffende administraties, kun je doorgaan naar stap 3.

Stap 3: Stel de Gewenste Instellingen per Administratie in

  • Je kunt nu de instellingen per administratie configureren.
  • Linksboven naast het Exact-logo zie je in welke administratie je werkt.
  • Bovenaan het scherm vind je twee menu-items: 'Settings' en 'Invoices'. Selecteer hier 'Settings'.
  • Uitleg per Tabblad
    • Tabblad 'General'
      • Veld 'Owner': Geeft aan welk eigenaar je nu aan het instellen bent.
      • Veld 'Administration': Geeft aan aan welke administratie deze eigenaar is gekoppeld.
      • Veld 'Sales journal': Hier kies je het verkoopboek waarin alle uitgewisselde verkoopfacturen worden geboekt. Je zou ervoor kunnen kiezen om in een Exact een apart verkoopboek aan te maken voor OWNER.
      • Veld 'Book invoices automatically': Als je deze optie aanzet, worden alle verkoopfacturen van de betreffende eigenaar automatisch uitgewisseld naar Exact. Zet je deze optie uit, dan moet je handmatig aangeven welke facturen worden uitgewisseld. Let op bij automatisch wordt ALLE facturen van deze eigenaar uitgewisseld.
      • Veld 'Deferred revenue': Bij het inschakelen van deze optie wordt de periode waarop de factuurregels betrekking hebben meegegeven. Zorg ervoor dat deze optie ook aanstaat in Exact.
      • Veld 'Cost Units': Hier kun je bij de factuurregels een kostendrager koppelen, zoals een project of een eenheid.
      • Veld 'Cost Centers': Hier kun je bij de factuurregels een kostenplaats koppelen, zoals een project of een eenheid.
    • Tabblad 'Cost Centers'
      • Als je de optie Cost centers (kostenplaatsen) hebt aangezet, verschijnt er een tabblad 'Cost centers'. Hier kun je aangeven welke kostenplaatsen in OWNER horen bij welke in Exact. Dit voorkomt dubbele aanmaak in Exact.
    • Tabblad 'Cost Units'
      • Als je de optie Cost units (kostendragers) hebt aangezet, verschijnt er een tabblad 'Cost units'. Hier kun je aangeven welke kostendragers in OWNER horen bij welke in Exact. Dit voorkomt dubbele aanmaak in Exact.
    • Tabblad 'Debtors'
      • Koppel de debiteuren uit OWNER aan de debiteuren in Exact om dubbele aanmaak te voorkomen. Niet-gekoppelde debiteuren worden automatisch aangemaakt in Exact bij het aanmaken van een verkoopfactuur in OWNER.
    • Tabblad 'Ledger Accounts'
      • Koppel de verkoopitems in OWNER aan de grootboeknummers in Exact. Dit hoeft alleen voor de verkoopitems die van toepassing zijn op de administratie waarvoor je de instellingen bepaalt.
    • Tabblad 'Payment Conditions'
      • Koppel de betaalcondities uit OWNER aan die in Exact. Hoewel de vervaldatum van de factuur altijd correct wordt uitgewisseld, is het handig om de condities te koppelen voor consistentie.
    • Tabblad 'Vat Codes'
      • Koppel de BTW-codes uit OWNER aan de BTW-codes in Exact. Je moet zowel Debet BTW-codes (voor positieve factuurregels) als Credit BTW-codes (voor negatieve factuurregels) koppelen. Bij veel boekhoudpakketten zijn deze codes hetzelfde, maar bijvoorbeeld in België zijn er gescheiden BTW-codes, dus dit moet apart worden ingesteld.


Werken met de koppeling

De koppeling is nu klaar voor gebruik. Afhankelijk van de door jou gekozen instellingen worden de facturen automatisch doorgestuurd naar Exact, of komen ze onder 'Invoices' --> 'Unsynced' te staan, waar je ze handmatig kunt aanbieden. Controleer regelmatig onder 'Invoices' --> 'Failed' of er geen facturen blijven hangen door een foutmelding. Hieronder vind je een overzicht van bekende foutmeldingen.

Bekende foutmeldingen

Tijdens het werken met de koppeling kunnen er foutmeldingen optreden, deze zie je in de koppeling in het menu onderdeel 'Invoices' en dan het tabblad 'Failed'. Zie hieronder de bekende foutmeldingen en de bijbehorende oplossingen.

  • 'Uitgestelde omzet kan niet geboekt worden. Er zijn geen financiële perioden gevonden voor de volgende datums: 01-01-1970'
Deze foutmelding komt naar voren wanneer de instellingen van de uitgestelde omzet In Exact Online niet correct zijn en/of er nog geen periode (periode-datumtabel) is aangemaakt in Exact Online. 

  • 'Kon geen Exact Online klant aanmaken: 'Ongeldig: E-mail[]' [500]'
Het e-mailadres op de debiteur is niet correct ingevuld. Controleer en corrigeer het e-mailadres. Verwerk daarna de factuur opnieuw.

  • 'Couldn't call GET 'https://start.exactonline.nl/api/v1/...': 'Forbidden' [403]'
OWNER heeft onvoldoende rechten in Exact. Controleer en geef OWNER de juiste rechten in Exact Online.

  • 'Wijziging rechten waardoor het niet meer mogelijk is om verkoopfacturen aan te maken'
Rechten in Exact Online zijn niet correct ingesteld. Controleer en wijzig de rechten in Exact Online.

  • 'Onbekend: Boekjaar (Periode - datumtabel)'
De boekhoudkoppeling moet opnieuw worden geautoriseerd of de periode-instellingen in Exact zijn onjuist.

  • 'Ongeldig: Dagboek (type)'
Het dagboektype in de boekhoudkoppeling is onjuist ingesteld. Zorg ervoor dat het juiste verkoopdagboek is geselecteerd in de instellingen van de boekhoudkoppeling.

  • 'Kon geen Exact Online transactie aanmaken voor factuur ‘*****’: 'Periode is afgesloten: **** - * []' [500]'
De boekingsperiode is afgesloten of niet aanwezig in Exact Online. Open de juiste periode in Exact of wijzig de boekingsdatum naar een beschikbare periode.

  • 'Kon geen Exact Online klant aanmaken: 'Ongeldig btw-nummer'

Het btw-nummer van de CRM-relatie is onjuist ingevoerd.
Controleer het btw-nummer en zorg dat het in het juiste format is ingevoerd.

  • '500 error: Ongeldige referentie: Betalingsconditie'

Het is mogelijk dat niet alle betalingscondities correct zijn gekoppeld, of de verkoopfactuur die je wilt uitwisselen staat ingesteld op de betaalmethode 'Automatische incasso'. Facturen kunnen alleen worden uitgewisseld naar Exact als de betalingsconditie Incasso in Exact de code 'IN' heeft.

  • '500 error: Ongeldige referentie: Kostendrager / kostenplaats'

Waarschijnlijk bestaat de gekoppelde kostendrager (cost unit) niet meer in Exact, maar is deze nog wel gekoppeld. Koppel opnieuw aan de juiste kostendrager of laat de kostendrager leeg, zodat deze opnieuw wordt aangemaakt in Exact.


Het kan ook liggen aan dat kostenplaats of kostendrager op "Nee" staat bij de instellingen van het grootboeknummer zelf van een verkoopitem die op de desbetreffende verkoopfactuur staat.