Integración con AFAS

Con la integración de AFAS, OWNER envía automáticamente tus facturas de venta y relaciones a tu administración de AFAS, y el estado de pago vuelve solo a OWNER. En este artículo lees cómo configurar la integración, cómo trabajar con ella a diario y encuentras respuestas a las preguntas que más nos hacen.

¿Qué hace la integración?

Elemento	Dirección	Con qué frecuencia
Facturas de venta	OWNER → AFAS	Cada cuarto de hora (automáticamente) o cuando tú las envíes
Relaciones (deudores)	OWNER → AFAS	Con la primera factura de venta y, después, a diario a las 12:00 UTC
Estado de pago	AFAS → OWNER	Cada cuarto de hora
Unidades y proyectos (como centro de coste o portador de coste)	OWNER → AFAS	Cuando hay cambios en OWNER
Método de pago (domiciliación o transferencia)	OWNER → AFAS	Junto con la factura de venta

Antes de empezar

• Acceso a AFAS con un usuario que no vaya a eliminarse ni bloquearse próximamente; la integración depende de ese usuario.
• Las cuentas contables y los códigos de IVA ya existen en AFAS. Qué cuenta corresponde a cada artículo de venta lo decides tú o junto con tu contable.
• Los conectores Profit_Debtor_Invoices y KnSubject están activados en AFAS.
• Direcciones completas en tus relaciones, incluidos la localidad y el número de la casa. AFAS rechaza deudores sin dirección.
• Haber cerrado la sesión de AFAS Online en tu navegador, o trabajar en una ventana privada.

Así configuras la integración

Paso 1 – Instala AFAS en OWNER

1. Ve a Configuraciones y, en la configuración del entorno, abre Apps conectadas.
2. Elige AFAS en el marketplace y haz clic en Instalar.
3. Inicia sesión en AFAS con el usuario de Antes de empezar.

Paso 2 – Vincula propietarios a administraciones

1. Asigna cada propietario de OWNER a la administración correcta de AFAS.
2. ¿Varios propietarios? Conecta una administración adicional arriba, junto al logotipo de AFAS, mediante Connect administration.
3. Comprueba que en AFAS están activados los conectores Profit_Debtor_Invoices y KnSubject.

Paso 3 – Elige tu configuración por administración

En la integración, abre Settings en la parte superior.

Pestaña General

Opción	Qué hace
Owner	El propietario que estás configurando.
Administration	La administración de AFAS a la que está vinculado este propietario.
Sales journal	El diario de ventas en el que se contabilizan las facturas de venta. Consejo: crea en AFAS un diario de ventas aparte para OWNER.
Book invoices automatically	Activado: todas las facturas de venta de este propietario pasan automáticamente a AFAS. Desactivado: tú eliges qué facturas de venta envías.
Deferred revenue	Envía el periodo de las líneas de factura para los ingresos diferidos. Activa también esta opción en AFAS.
Cost Centers	Vincula un centro de coste (proyecto o unidad) a las líneas de factura.
Cost Units	Vincula un portador de coste (proyecto o unidad) a las líneas de factura.

Otras pestañas

Pestaña	Qué vinculas aquí
Debtors	Deudores de OWNER con deudores existentes en AFAS. Los deudores no vinculados los crea OWNER automáticamente con la primera factura de venta.
Ledger Accounts	Artículos de venta de OWNER con cuentas contables de AFAS. Obligatorio para cada artículo de venta que uses en esta administración.
Vat Codes	Códigos de IVA de OWNER con códigos de IVA de AFAS, tanto de débito (líneas positivas) como de crédito (líneas negativas). En Bélgica suelen ser códigos distintos.
Payment Conditions	Condiciones de pago de OWNER con las de AFAS. La fecha de vencimiento siempre se envía correctamente; vincularlas garantiza la coherencia.
Cost Centers / Cost Units	Aparecen si los activas en General. Vincula los centros de coste y portadores de coste existentes para evitar que se creen por duplicado en AFAS.

¿Listo? Entonces la integración funciona de inmediato.

Trabajar a diario con la integración

En la integración encontrarás Invoices en la parte superior. Allí trabajas con dos resúmenes:

• Unsynced – facturas de venta que todavía no se han enviado a AFAS. Selecciónalas y haz clic en el icono Play para enviarlas manualmente.
• Failed – facturas de venta que se han quedado bloqueadas por un mensaje de error. Revísalo con regularidad. La solución para cada mensaje de error la encuentras en Mensajes de error y soluciones.

Atención: si más adelante activas Book invoices automatically, todas las facturas de venta que sigan en Unsynced también pasarán directamente a AFAS.

Preguntas frecuentes

Conectar y configurar

¿Qué conectores tienen que estar activados en AFAS?

Profit_Debtor_Invoices y KnSubject. Sin estos conectores, OWNER no puede enviar facturas de venta ni relaciones a AFAS.

¿Qué códigos de IVA vinculo?

En la pestaña Vat Codes vinculas tanto los códigos de IVA de débito (líneas de factura positivas) como los de crédito (líneas de factura negativas). A menudo son iguales, pero en Bélgica suelen ser códigos distintos.

El mensaje de error remite a una configuración de mi administración de AFAS.

Entonces se trata de una configuración local de AFAS, por ejemplo en una nota de crédito. Pregunta al soporte de AFAS dónde se modifica.

¿Qué otros programas de contabilidad puedo conectar?

Exact Online, AFAS, Twinfield, SnelStart y Multivers. Consulta ¿Qué programas de contabilidad puedes conectar con OWNER?

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Intercambiar facturas de venta

¿Cuánto tarda una factura de venta en aparecer en AFAS?

Si Book invoices automatically está activado, las facturas de venta pasan a AFAS cada cuarto de hora, en momentos fijos como las 10:00, 10:15, 10:30 y 10:45. Si la opción está desactivada, las envías tú mediante Invoices → Unsynced y el icono Play.

Una factura de venta no se intercambia. ¿Cómo lo soluciono?

¿Ves el mensaje “Esta factura de venta no se pudo intercambiar con el programa de contabilidad”? Abre la integración, mira en Invoices → Failed qué mensaje de error aparece y búscalo en Mensajes de error y soluciones. La causa más habitual es un artículo de venta sin cuenta contable (consulta la siguiente pregunta). Si no lo consigues, envía a soporte el texto exacto del mensaje de error.

¿Por qué se queda bloqueada una factura de venta por falta de una cuenta contable?

Una factura de venta solo pasa a AFAS si cada artículo de venta que contiene está vinculado a una cuenta contable.

1. Abre la integración, haz clic en Settings y ve a Ledger Accounts.
2. Busca el artículo de venta sin cuenta contable y vincula la cuenta correcta.
3. Vuelve a enviar la factura de venta mediante Invoices → Failed.

Consejos al crear una factura de venta:

• Elige siempre como artículo de venta un artículo de venta real, como el alquiler base, con una cuenta contable vinculada.
• ¿Se trata de un abono, una devolución o un anticipo? Indícalo en el título o el asunto, no en el artículo de venta.
• ¿Factura de venta manual por un descuento en el alquiler? Elige como artículo de venta Alquiler.

¿Puedo crear una factura de venta con una fecha de factura en el pasado?

No. Esto no se admite a propósito, porque el periodo financiero de tu programa de contabilidad puede estar ya cerrado.

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Relaciones y deudores

¿Con qué frecuencia se actualizan las relaciones en AFAS?

Una vez al día, a las 12:00 UTC (14:00 en horario de verano de los Países Bajos, 13:00 en horario de invierno). La actualización va de OWNER a AFAS, así que cambia siempre el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono en OWNER.

¿Por qué un inquilino todavía no aparece como deudor en AFAS?

Un inquilino solo se crea como deudor con su primera factura de venta. No tienes que hacer nada para ello. Si no se puede crear, mira el mensaje de error en Invoices → Failed.

¿Por qué AFAS rechaza la localidad de una relación?

AFAS exige una localidad y la comprueba por sí mismo. Si AFAS rechaza una localidad existente, OWNER no puede sortearlo; ponte en contacto con AFAS. Introducir otra dirección quizá haga que el intercambio funcione, pero pondrá una dirección incorrecta en la factura de venta.

¿Por qué no se actualiza el número de IVA en AFAS?

AFAS comprueba los números de IVA antes de guardarlos. Un número con, por ejemplo, una cifra de más se rechaza. Corrige el número de IVA en OWNER; en la siguiente actualización sí llegará.

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Pagos

¿Cómo vuelve un pago de AFAS a OWNER?

Vincula en AFAS el pago a la factura de venta. En un cuarto de hora, la integración lo detecta y OWNER marca la factura de venta como pagada (si el pago es completo). Solo vuelven los pagos que se han vinculado a la factura de venta en AFAS.

¿Puedo registrar un pago parcial o un pago fuera de AFAS?

Los pagos parciales no se registran manualmente en OWNER; llegan a través de la integración. ¿Una factura de venta se ha pagado fuera de OWNER y fuera de AFAS? Abre la factura de venta y elige Acciones → Cambiar estado → Cambiar estado de pago → Pagado fuera de OWNER. Consulta también ¿Cómo marco manualmente una factura de venta como pagada?

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Mensajes de error y soluciones

Encuentras el mensaje de error en la integración, en Invoices → Failed. Soluciona la causa y después vuelve a enviar la factura de venta.

Mensaje de error	Causa y solución
Debtor XXX is not mapped	El deudor en OWNER no tiene una dirección completa. AFAS exige una dirección con número de la casa. Completa la dirección en OWNER.
Land wordt niet herkend (país no reconocido)	El deudor tiene un país que AFAS no reconoce. Envía un mensaje a support@owner.app.
De ingevulde waarde bij Rekeningnummer bestaat niet (el valor introducido en el número de cuenta no existe)	Comprueba en AFAS si el número de cuenta contable sigue existiendo y no está bloqueado, y si en el deudor está marcada la casilla ‘Is debiteur’ (es deudor).

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¿Necesitas ayuda?

Ponte en contacto con soporte:

• Chat: a través del centro de ayuda (botón de chat abajo a la derecha)
• Correo electrónico: support@owner.app
• Llamada o WhatsApp: +31 591 799 602