Afas

Algemene werking van de Koppeling

Met de Afas-koppeling worden verkoopfacturen automatisch uitgewisseld met je Afas-administratie. De betaalstatus van deze facturen wordt teruggestuurd naar OWNER, zodat je altijd op de hoogte bent van welke facturen zijn betaald en je boekhouding up-to-date blijft. Deze koppeling maakt het mogelijk om meerdere administraties te koppelen aan verschillende eigenaren binnen je OWNER-omgeving. Voor elke administratie kun je specifieke voorkeuren instellen.

De koppeling zorgt ervoor dat contactgegevens tussen OWNER en Afas worden gesynchroniseerd. Als je de contactinformatie in OWNER wijzigt, wordt deze automatisch bijgewerkt in Afas. Ook kunnen eenheden en projecten in OWNER worden gekoppeld als kostenplaatsen of kostendragers in Afas. Als deze nog niet bestaan, worden ze aangemaakt en bijgewerkt wanneer er wijzigingen zijn in OWNER. Als je gebruik maakt van uitgestelde omzet, kan deze functie per administratie worden geactiveerd. Factuurregels worden dan automatisch op uitgestelde omzet geboekt wanneer dit van toepassing is. Ook de betaalmethoden van facturen worden uitgewisseld, zodat in Afas bekend is of een factuur automatisch moet worden geïncasseerd of handmatig wordt overgemaakt. De incasso zelf gebeurt dan vanuit Afas.

Installatie van de koppeling

Volg deze stappen om de Afas-koppeling te activeren:

Stap 1: Koppel AFAS aan OWNER

Zorg ervoor dat je bent uitgelogd uit Afas Online.
Ga in je OWNER-omgeving rechtsboven naar de 'Marktplaats' en klik op 'Afas'.
Klik op de knop 'Installeren'.

Stap 2: Koppel de eigenaren uit OWNER aan de administraties in Afas

Nadat Afas aan OWNER is gekoppeld, wijs je de juiste eigenaar uit OWNER toe aan de juiste administratie in Afas.
Als je meerdere eigenaren in OWNER hebt, kun je bovenaan naast het Afas-logo een extra administratie koppelen door te klikken op 'Connect administration'.
Zodra alle eigenaren zijn gekoppeld aan de desbetreffende administraties, kun je doorgaan naar stap 3.
Zorg dat in AFAS de volgende Connectors aan staan.
- Profit_Debtor_Invoices
- KnSubject

Stap 3: Stel de gewenste Instellingen per administratie in

Je kunt nu de instellingen per administratie configureren.
Linksboven naast het Afas-logo zie je in welke administratie je werkt.
Bovenaan het scherm vind je twee menu-items: 'Settings' en 'Invoices'. Selecteer hier 'Settings'.
Uitleg per Tabblad

- Tabblad 'General'
  - Veld 'Owner': Geeft aan welk eigenaar je nu aan het instellen bent.
  - Veld 'Administration': Geeft aan aan welke administratie deze eigenaar is gekoppeld.
  - Veld 'Sales journal': Hier kies je het verkoopboek waarin alle uitgewisselde verkoopfacturen worden geboekt. Je zou ervoor kunnen kiezen om in een Afas een apart verkoopboek aan te maken voor OWNER.
  - Veld 'Book invoices automatically': Als je deze optie aanzet, worden alle verkoopfacturen van de betreffende eigenaar automatisch uitgewisseld naar Afas. Zet je deze optie uit, dan moet je handmatig aangeven welke facturen worden uitgewisseld. Let op bij automatisch wordt ALLE facturen van deze eigenaar uitgewisseld.
  - Veld 'Deferred revenue': Bij het inschakelen van deze optie wordt de periode waarop de factuurregels betrekking hebben meegegeven. Zorg ervoor dat deze optie ook aanstaat in Afas.
  - Veld 'Cost Units': Hier kun je bij de factuurregels een kostendrager koppelen, zoals een project of een eenheid.
  - Veld 'Cost Centers': Hier kun je bij de factuurregels een kostenplaats koppelen, zoals een project of een eenheid.

- Tabblad 'Cost Centers'
  - Als je de optie Cost centers (kostenplaatsen) hebt aangezet, verschijnt er een tabblad 'Cost centers'. Hier kun je aangeven welke kostenplaatsen in OWNER horen bij welke in Afas. Dit voorkomt dubbele aanmaak in Afas.

- Tabblad 'Cost Units'
  - Als je de optie Cost units (kostendragers) hebt aangezet, verschijnt er een tabblad 'Cost units'. Hier kun je aangeven welke kostendragers in OWNER horen bij welke in Afas. Dit voorkomt dubbele aanmaak in Afas.

- Tabblad 'Debtors'
  - Koppel de debiteuren uit OWNER aan de debiteuren in Afas om dubbele aanmaak te voorkomen. Niet-gekoppelde debiteuren worden automatisch aangemaakt in Afas bij het aanmaken van een verkoopfactuur in OWNER.

- Tabblad 'Ledger Accounts'
  - Koppel de verkoopitems in OWNER aan de grootboeknummers in Afas. Dit hoeft alleen voor de verkoopitems die van toepassing zijn op de administratie waarvoor je de instellingen bepaalt.

- Tabblad 'Payment Conditions'
  - Koppel de betaalcondities uit OWNER aan die in Afas. Hoewel de vervaldatum van de factuur altijd correct wordt uitgewisseld, is het handig om de condities te koppelen voor consistentie.

- Tabblad 'Vat Codes'
  - Koppel de BTW-codes uit OWNER aan de BTW-codes in Afas. Je moet zowel Debet BTW-codes (voor positieve factuurregels) als Credit BTW-codes (voor negatieve factuurregels) koppelen. Bij veel boekhoudpakketten zijn deze codes hetzelfde, maar bijvoorbeeld in België zijn er gescheiden BTW-codes, dus dit moet apart worden ingesteld.

Werken met de koppeling

De koppeling is nu klaar voor gebruik. Afhankelijk van de door jou gekozen instellingen worden de facturen automatisch doorgestuurd naar Afas, of komen ze onder 'Invoices' --> 'Unsynced' te staan, waar je ze handmatig kunt aanbieden. Controleer regelmatig onder 'Invoices' --> 'Failed' of er geen facturen blijven hangen door een foutmelding. Hieronder vind je een overzicht van bekende foutmeldingen.

Bekende foutmeldingen

Tijdens het werken met de koppeling kunnen er foutmeldingen optreden, deze zie je in de koppeling in het menu onderdeel 'Invoices' en dan het tabblad 'Failed'. Zie hieronder de bekende foutmeldingen en de bijbehorende oplossingen.

'Land wordt niet herkend'

De debiteur in OWNER heeft een land welke niet herkend wordt door Afas, om deze foutmelding op te lossen graag een bericht sturen naar support@owner.app

Debtor 'XXX' is not mapped

Controleer of de adresgegevens zijn ingevuld bij de debiteur in OWNER, in Afas is het verplicht om een adres in te voeren bij het aanmaken van een debiteur. Let op! een huisnummer is hierbij ook verplicht.

De ingevulde waarde bij "Rekeningnummer' bestaat niet.

Er zijn meerdere oplossingen mogelijk:

Controleer in AFAS of het betreffende grootboekrekeningnummer nog wel bestaat.
Controleer in AFAS of het betreffende grootboekrekeningnummer niet geblokkeerd is.
Controleer in AFAS of het veld 'Is debiteur' is aangevinkt in de eigenschappen van de betreffende debiteur.