Anbindung an AFAS

Mit der AFAS-Anbindung sendet OWNER deine Ausgangsrechnungen und Kontakte automatisch an deine AFAS-Administration, und der Zahlungsstatus kommt automatisch zurück in OWNER. In diesem Artikel liest du, wie du die Anbindung einrichtest und täglich damit arbeitest, und findest Antworten auf die Fragen, die wir am häufigsten erhalten.

Was macht die Anbindung?

Bereich	Richtung	Wie oft
Ausgangsrechnungen	OWNER → AFAS	Jede Viertelstunde (automatisch) oder wenn du sie übermittelst
Kontakte (Debitoren)	OWNER → AFAS	Bei der ersten Ausgangsrechnung, danach täglich um 12:00 Uhr UTC
Zahlungsstatus	AFAS → OWNER	Jede Viertelstunde
Einheiten und Projekte (als Kostenstelle oder Kostenträger)	OWNER → AFAS	Bei Änderungen in OWNER
Zahlungsart (Lastschrift oder Überweisung)	OWNER → AFAS	Zusammen mit der Ausgangsrechnung

Bevor du beginnst

• Zugang zu AFAS mit einem Benutzer, der nicht demnächst gelöscht oder gesperrt wird; die Anbindung hängt an diesem Benutzer.
• Sachkonten und Steuerschlüssel sind bereits in AFAS angelegt. Welches Konto zu welcher Verkaufsposition gehört, legst du selbst oder zusammen mit deinem Buchhalter fest.
• Die Konnektoren Profit_Debtor_Invoices und KnSubject sind in AFAS aktiviert.
• Vollständige Adressen bei deinen Kontakten, einschließlich Ort und Hausnummer. AFAS lehnt Debitoren ohne Adresse ab.
• Abgemeldet sein bei AFAS Online in deinem Browser, oder arbeite in einem privaten Fenster.

So richtest du die Anbindung ein

Schritt 1 – Installiere AFAS in OWNER

1. Gehe zu Einstellungen und öffne in den Umgebungseinstellungen Verknüpfte Apps.
2. Wähle im Marketplace AFAS und klicke auf Installieren.
3. Melde dich bei AFAS mit dem Benutzer aus Bevor du beginnst an.

Schritt 2 – Ordne Eigentümer Administrationen zu

1. Ordne jeden Eigentümer aus OWNER der richtigen Administration in AFAS zu.
2. Mehrere Eigentümer? Verbinde oben neben dem AFAS-Logo eine weitere Administration über Connect administration.
3. Prüfe, ob in AFAS die Konnektoren Profit_Debtor_Invoices und KnSubject aktiviert sind.

Schritt 3 – Wähle deine Einstellungen pro Administration

Öffne in der Anbindung oben Settings.

Tab General

Einstellung	Was sie bewirkt
Owner	Der Eigentümer, den du gerade einrichtest.
Administration	Die AFAS-Administration, der dieser Eigentümer zugeordnet ist.
Sales journal	Das Verkaufsjournal, in dem die Ausgangsrechnungen gebucht werden. Tipp: Lege in AFAS ein eigenes Verkaufsjournal für OWNER an.
Book invoices automatically	An: Alle Ausgangsrechnungen dieses Eigentümers gehen automatisch an AFAS. Aus: Du wählst selbst, welche Ausgangsrechnungen du übermittelst.
Deferred revenue	Übermittelt den Zeitraum der Rechnungszeilen für abgegrenzten Umsatz. Aktiviere diese Option auch in AFAS.
Cost Centers	Ordnet den Rechnungszeilen eine Kostenstelle (Projekt oder Einheit) zu.
Cost Units	Ordnet den Rechnungszeilen einen Kostenträger (Projekt oder Einheit) zu.

Weitere Tabs

Tab	Was du hier zuordnest
Debtors	Debitoren in OWNER zu bestehenden Debitoren in AFAS. Nicht zugeordnete Debitoren legt OWNER bei der ersten Ausgangsrechnung automatisch an.
Ledger Accounts	Verkaufspositionen in OWNER zu Sachkonten in AFAS. Pflicht für jede Verkaufsposition, die du in dieser Administration verwendest.
Vat Codes	Steuerschlüssel in OWNER zu Steuerschlüsseln in AFAS, sowohl Soll (positive Zeilen) als auch Haben (negative Zeilen). In Belgien sind das oft getrennte Schlüssel.
Payment Conditions	Zahlungsbedingungen in OWNER zu denen in AFAS. Das Fälligkeitsdatum wird immer korrekt übertragen; die Zuordnung sorgt für Konsistenz.
Cost Centers / Cost Units	Erscheinen, wenn du sie unter General aktivierst. Ordne bestehende Kostenstellen und Kostenträger zu, um doppeltes Anlegen in AFAS zu vermeiden.

Fertig? Dann funktioniert die Anbindung sofort.

Täglich mit der Anbindung arbeiten

In der Anbindung findest du oben Invoices. Dort arbeitest du mit zwei Übersichten:

• Unsynced – Ausgangsrechnungen, die noch nicht an AFAS gesendet wurden. Wähle sie aus und klicke auf das Play-Symbol, um sie manuell zu übermitteln.
• Failed – Ausgangsrechnungen, die wegen einer Fehlermeldung hängen geblieben sind. Sieh hier regelmäßig nach. Die Lösung je Fehlermeldung findest du unter Fehlermeldungen und Lösungen.

Achtung: Aktivierst du Book invoices automatically später, gehen auch alle Ausgangsrechnungen, die noch unter Unsynced stehen, sofort an AFAS.

Häufige Fragen

Verbinden und einrichten

Welche Konnektoren müssen in AFAS aktiviert sein?

Profit_Debtor_Invoices und KnSubject. Ohne diese Konnektoren kann OWNER keine Ausgangsrechnungen und Kontakte an AFAS senden.

Welche Steuerschlüssel ordne ich zu?

Im Tab Vat Codes ordnest du sowohl Soll-Steuerschlüssel (positive Rechnungszeilen) als auch Haben-Steuerschlüssel (negative Rechnungszeilen) zu. Oft sind sie gleich, in Belgien aber meist getrennte Schlüssel.

Die Fehlermeldung verweist auf eine Einstellung in meiner AFAS-Administration.

Dann geht es um eine lokale AFAS-Einstellung, zum Beispiel bei einer Gutschrift. Frag den AFAS-Support, wo du sie änderst.

Welche Buchhaltungsprogramme kann ich noch verbinden?

Exact Online, AFAS, Twinfield, SnelStart und Multivers. Siehe Welche Buchhaltungsprogramme kannst du mit OWNER verbinden?

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Ausgangsrechnungen austauschen

Wie lange dauert es, bis eine Ausgangsrechnung in AFAS steht?

Ist Book invoices automatically aktiviert, gehen Ausgangsrechnungen jede Viertelstunde an AFAS, zu festen Zeitpunkten wie 10:00, 10:15, 10:30 und 10:45 Uhr. Ist die Option deaktiviert, übermittelst du sie selbst über Invoices → Unsynced und das Play-Symbol.

Eine Ausgangsrechnung wird nicht ausgetauscht. Wie löse ich das?

Siehst du die Meldung “Diese Ausgangsrechnung konnte nicht an die Buchhaltungssoftware übertragen werden”? Öffne die Anbindung, sieh unter Invoices → Failed nach, welche Fehlermeldung dort steht, und schlage sie unter Fehlermeldungen und Lösungen nach. Die häufigste Ursache ist eine Verkaufsposition ohne Sachkonto (siehe die nächste Frage). Kommst du nicht weiter, schicke dem Support den genauen Text der Fehlermeldung.

Warum bleibt eine Ausgangsrechnung wegen eines fehlenden Sachkontos hängen?

Eine Ausgangsrechnung geht nur an AFAS, wenn jede Verkaufsposition darauf einem Sachkonto zugeordnet ist.

1. Öffne die Anbindung, klicke auf Settings und gehe zu Ledger Accounts.
2. Suche die Verkaufsposition ohne Sachkonto und ordne das richtige Konto zu.
3. Übermittle die Ausgangsrechnung erneut über Invoices → Failed.

Tipps beim Erstellen einer Ausgangsrechnung:

• Wähle als Verkaufsposition immer eine echte Verkaufsposition, zum Beispiel Grundmiete, mit einem zugeordneten Sachkonto.
• Geht es um eine Gutschrift, Rückzahlung oder Anzahlung? Schreib das in den Titel oder den Betreff, nicht in die Verkaufsposition.
• Manuelle Ausgangsrechnung für einen Mietnachlass? Wähle als Verkaufsposition Miete.

Kann ich eine Ausgangsrechnung mit einem Rechnungsdatum in der Vergangenheit erstellen?

Nein. Das wird bewusst nicht unterstützt, weil die Finanzperiode in deiner Buchhaltungssoftware bereits abgeschlossen sein kann.

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Kontakte und Debitoren

Wie oft werden Kontakte in AFAS aktualisiert?

Einmal pro Tag, um 12:00 Uhr UTC (14:00 Uhr niederländische Sommerzeit, 13:00 Uhr Winterzeit). Die Aktualisierung geht von OWNER zu AFAS, ändere Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer also immer in OWNER.

Warum steht ein Mieter noch nicht als Debitor in AFAS?

Ein Mieter wird erst bei seiner ersten Ausgangsrechnung als Debitor angelegt. Du musst dafür nichts tun. Klappt das Anlegen nicht, sieh unter Invoices → Failed nach der Fehlermeldung.

Warum lehnt AFAS den Ort eines Kontakts ab?

AFAS verlangt einen Ort und prüft ihn selbst. Lehnt AFAS einen existierenden Ort ab, kann OWNER das nicht umgehen; wende dich an AFAS. Eine andere Adresse einzugeben, lässt den Austausch vielleicht gelingen, setzt aber eine falsche Adresse auf die Ausgangsrechnung.

Warum wird die USt-IdNr. in AFAS nicht aktualisiert?

AFAS prüft USt-IdNr. vor dem Speichern. Eine Nummer mit zum Beispiel einer Ziffer zu viel wird abgelehnt. Korrigiere die USt-IdNr. in OWNER; bei der nächsten Aktualisierung kommt sie dann an.

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Zahlungen

Wie kommt eine Zahlung aus AFAS zurück in OWNER?

Ordne die Zahlung in AFAS der Ausgangsrechnung zu. Innerhalb einer Viertelstunde erkennt die Anbindung das, und OWNER setzt die Ausgangsrechnung auf bezahlt (bei vollständiger Zahlung). Nur Zahlungen, die in AFAS der Ausgangsrechnung zugeordnet sind, kommen zurück.

Kann ich eine Teilzahlung oder eine Zahlung außerhalb von AFAS erfassen?

Teilzahlungen erfasst du nicht manuell in OWNER; sie kommen über die Anbindung herein. Wurde eine Ausgangsrechnung außerhalb von OWNER und außerhalb von AFAS bezahlt? Öffne die Ausgangsrechnung und wähle Aktionen → Status ändern → Zahlungsstatus ändern → Außerhalb von OWNER bezahlt. Siehe auch Wie setze ich eine Ausgangsrechnung manuell auf bezahlt?

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Fehlermeldungen und Lösungen

Du findest die Fehlermeldung in der Anbindung unter Invoices → Failed. Behebe die Ursache und übermittle die Ausgangsrechnung danach erneut.

Fehlermeldung	Ursache und Lösung
Debtor XXX is not mapped	Der Debitor in OWNER hat keine vollständige Adresse. AFAS verlangt eine Adresse mit Hausnummer. Ergänze die Adresse in OWNER.
Land wird nicht erkannt (NL: ‘Land wordt niet herkend’)	Der Debitor hat ein Land, das AFAS nicht erkennt. Schicke eine Nachricht an support@owner.app.
Der eingegebene Wert bei Kontonummer existiert nicht (NL: ‘De ingevulde waarde bij Rekeningnummer bestaat niet’)	Prüfe in AFAS, ob die Sachkontonummer noch existiert und nicht gesperrt ist und ob beim Debitor das Feld ‘Is debiteur’ (ist Debitor) angehakt ist.

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Brauchst du Hilfe?

Kontaktiere den Support:

• Chat: über das Hilfecenter (Chat-Button unten rechts)
• E-Mail: support@owner.app
• Anruf oder WhatsApp: +31 591 799 602