Connexion avec Exact Online

Avec la connexion Exact Online, OWNER envoie automatiquement vos factures de vente et vos relations vers votre administration Exact, et le statut de paiement revient automatiquement dans OWNER. Cet article explique comment configurer la connexion, comment l'utiliser au quotidien, et répond aux questions qu'on nous pose le plus souvent.

Que fait la connexion ?

Élément	Sens	Fréquence
Factures de vente	OWNER → Exact	Tous les quarts d'heure (automatiquement) ou lorsque vous les soumettez
Relations (débiteurs)	OWNER → Exact	À la première facture de vente, puis chaque jour à 12h00 UTC
Statut de paiement	Exact → OWNER	Tous les quarts d'heure
Unités et projets (comme centre de coûts ou porteur de coûts)	OWNER → Exact	Lors de modifications dans OWNER
Mode de paiement (prélèvement ou virement)	OWNER → Exact	Avec la facture de vente

Vous pouvez en outre activer le chiffre d'affaires différé par administration ; les lignes de facture sont alors, si nécessaire, comptabilisées automatiquement en chiffre d'affaires différé. Le prélèvement lui-même s'effectue depuis Exact. Vous pouvez connecter plusieurs administrations à différents propriétaires de votre environnement OWNER, chacune avec ses propres paramètres.

Avant de commencer

• Un utilisateur Exact fixe. La connexion est liée à l'utilisateur Exact avec lequel vous vous connectez. Choisissez un compte qui ne sera pas supprimé ou bloqué prochainement, de préférence un compte administrateur.
• Accès à toutes les administrations que vous souhaitez connecter.
• Être déconnecté d'Exact dans votre navigateur, ou travailler dans une fenêtre de navigation privée. Sinon, Exact utilise automatiquement le compte avec lequel vous êtes déjà connecté.
• Comptes du grand livre et codes TVA existent déjà dans Exact. C'est vous, seul ou avec votre comptable, qui déterminez quel compte correspond à quel article de vente.

Comment configurer la connexion

Étape 1 – Installez Exact Online dans OWNER

1. Allez dans Paramètres et ouvrez, dans les paramètres de l'environnement, Applications connectées.
2. Choisissez Exact Online dans la marketplace et cliquez sur Installer.
3. Choisissez votre version d'Exact Online : Pays-Bas, Belgique, Allemagne ou Angleterre.
4. Connectez-vous à Exact avec l'utilisateur fixe mentionné dans Avant de commencer.

Étape 2 – Associez les propriétaires aux administrations

1. Attribuez chaque propriétaire d'OWNER à la bonne administration dans Exact.
2. Plusieurs propriétaires ? Cliquez en haut, à côté du logo Exact, sur Connect administration pour connecter une administration supplémentaire.

Étape 3 – Choisissez vos paramètres par administration

En haut à gauche, à côté du logo Exact, vous voyez dans quelle administration vous travaillez. Ouvrez Settings en haut.

Onglet General

Paramètre	Ce qu'il fait
Owner	Le propriétaire que vous configurez.
Administration	L'administration Exact à laquelle ce propriétaire est associé.
Sales journal	Le journal des ventes dans lequel les factures de vente sont comptabilisées. Astuce : créez dans Exact un journal des ventes distinct pour OWNER.
Book invoices automatically	Activé : toutes les factures de vente de ce propriétaire sont envoyées automatiquement vers Exact. Désactivé : vous choisissez vous-même les factures de vente à soumettre.
Deferred revenue	Transmet la période des lignes de facture pour le chiffre d'affaires différé. Activez aussi cette option dans Exact.
Cost Centers	Associe un centre de coûts (projet ou unité) aux lignes de facture.
Cost Units	Associe un porteur de coûts (projet ou unité) aux lignes de facture.

Autres onglets

Onglet	Ce que vous y associez
Debtors	Les débiteurs d'OWNER aux débiteurs existants dans Exact. OWNER crée automatiquement les débiteurs non associés lors de la première facture de vente.
Ledger Accounts	Les articles de vente d'OWNER aux comptes du grand livre d'Exact. Obligatoire pour chaque article de vente que vous utilisez dans cette administration.
Vat Codes	Les codes TVA d'OWNER aux codes TVA d'Exact, aussi bien au débit (lignes positives) qu'au crédit (lignes négatives). En Belgique, ce sont souvent des codes distincts.
Payment Conditions	Les conditions de paiement d'OWNER à celles d'Exact. La date d'échéance est toujours transmise correctement ; l'association garantit la cohérence.
Cost Centers / Cost Units	Apparaissent lorsque vous les activez sous General. Associez les centres de coûts et porteurs de coûts existants pour éviter les doublons dans Exact.

C'est fait ? La connexion fonctionne immédiatement.

Utiliser la connexion au quotidien

Dans la connexion, vous trouvez Invoices en haut. Vous y travaillez avec deux vues :

• Unsynced – les factures de vente qui n'ont pas encore été envoyées vers Exact. Sélectionnez-les et cliquez sur l'icône Play pour les soumettre manuellement.
• Failed – les factures de vente bloquées par un message d'erreur. Consultez cette vue régulièrement. Vous trouverez la solution pour chaque message d'erreur dans Messages d'erreur et solutions.

Attention : si vous activez Book invoices automatically plus tard, toutes les factures de vente qui figurent encore sous Unsynced sont aussi immédiatement envoyées vers Exact.

Questions fréquentes

Connexion et identification

Avec quel utilisateur dois-je me connecter à Exact ?

Avec un utilisateur qui ne sera pas supprimé ou bloqué prochainement, car la connexion est liée à cet utilisateur. Utilisez de préférence un compte administrateur fixe. Si votre expert-comptable ou votre comptable dispose de ses propres identifiants Exact, il peut établir la connexion. Sinon, vous vous connectez vous-même et vous attribuez ensuite la bonne administration.

La connexion ne fonctionne plus. Que faire ?

Vous voyez soudain de nombreux avertissements sur les factures de vente et plus rien n'arrive dans Exact ? La connexion est alors probablement rompue, souvent parce que l'utilisateur Exact de la connexion a été supprimé ou modifié.

1. Consultez sous Invoices → Failed les factures de vente qui n'ont pas été transmises.
2. Contactez le support ; il réinitialisera la connexion.
3. Demandez à une personne ayant accès à toutes les administrations de rétablir la connexion, en étant déconnectée d'Exact ou dans une fenêtre de navigation privée.
4. Vérifiez que les factures de vente sont à nouveau échangées. Vos données et paramètres sont conservés.

Dois-je reconnecter après une migration vers Exact Premium ?

Parfois, oui. Après la migration, vérifiez que les factures de vente sont toujours correctement échangées. Si ce n'est pas le cas, signalez-le au support ; il réactivera la connexion.

Quels autres logiciels comptables puis-je connecter ?

Exact Online, AFAS, Twinfield, SnelStart et Multivers. Voir Quels logiciels comptables pouvez-vous connecter à OWNER ?

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Échange des factures de vente

Combien de temps faut-il pour qu'une facture de vente apparaisse dans Exact ?

Si Book invoices automatically est activé, les factures de vente sont envoyées vers Exact tous les quarts d'heure, à des moments fixes comme 10h00, 10h15, 10h30 et 10h45. Si l'option est désactivée, vous les soumettez vous-même via Invoices → Unsynced et l'icône Play.

Une facture de vente n'est pas échangée. Comment résoudre le problème ?

Vous voyez le message “Cette facture de vente n'a pas pu être transmise au logiciel comptable” ? Ouvrez la connexion, consultez sous Invoices → Failed le message d'erreur affiché et recherchez-le dans Messages d'erreur et solutions. La cause la plus fréquente est un article de vente sans compte du grand livre (voir la question suivante). Si vous n'y arrivez pas, envoyez au support le texte exact du message d'erreur.

Pourquoi une facture de vente reste-t-elle bloquée à cause d'un compte du grand livre manquant ?

Une facture de vente n'est envoyée vers Exact que si chaque article de vente qu'elle contient est associé à un compte du grand livre.

1. Ouvrez la connexion, cliquez sur Settings et allez dans Ledger Accounts.
2. Recherchez l'article de vente sans compte du grand livre et associez-lui le bon compte.
3. Soumettez à nouveau la facture de vente via Invoices → Failed.

Conseils pour créer une facture de vente :

• Choisissez toujours comme article de vente un véritable article de vente, comme le loyer de base, avec un compte du grand livre associé.
• Il s'agit d'un avoir, d'un remboursement ou d'un acompte ? Indiquez-le dans le titre ou l'objet, pas dans l'article de vente.
• Facture de vente manuelle pour une réduction de loyer ? Choisissez comme article de vente Loyer.

Une facture de vente échoue à cause du chiffre d'affaires différé. Que faire ?

Vous voyez par exemple : ‘Uitgestelde omzet kan niet geboekt worden. Er zijn geen financiële perioden gevonden voor de volgende datums: 01-01-1970’ (le chiffre d'affaires différé ne peut pas être comptabilisé ; aucune période financière trouvée pour les dates suivantes). Les paramètres du chiffre d'affaires différé dans Exact sont alors incorrects, ou la table des périodes est manquante.

1. Dans la connexion, désactivez temporairement Deferred revenue.
2. Soumettez à nouveau la facture de vente en échec.
3. Réactivez Deferred revenue.

La facture de vente figure désormais dans Exact sans chiffre d'affaires différé ; traitez-le manuellement si nécessaire.

Puis-je créer une facture de vente avec une date de facture dans le passé ?

Non. Ce n'est volontairement pas pris en charge, car la période financière peut déjà être clôturée dans votre logiciel comptable.

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Comptes du grand livre et codes TVA

Où associer les codes TVA et où associer les comptes du grand livre ?

Dans deux onglets distincts : les comptes du grand livre sous Ledger Accounts, les codes TVA sous VAT Codes. Pour les codes TVA, vous faites aussi la distinction entre TVA à 0 % et absence de TVA (hors déclaration). Si c'est correctement configuré, votre comptable n'a rien à corriger après coup.

Mon compte du grand livre n'apparaît pas dans la liste déroulante.

1. Patientez un peu : OWNER récupère tous les comptes depuis Exact, ce qui peut prendre un moment.
2. Cliquez sur une autre ligne et rouvrez la liste déroulante.
3. Le compte manque toujours ? Créez-le dans Exact, reconnectez-vous à la connexion et faites récupérer à nouveau les comptes. Cela prend rarement plus d'un quart d'heure.

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Relations et débiteurs

À quelle fréquence les relations sont-elles mises à jour dans Exact ?

Une fois par jour, à 12h00 UTC (14h00 à l'heure d'été néerlandaise, 13h00 à l'heure d'hiver). La mise à jour va d'OWNER vers Exact : modifiez donc toujours le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone dans OWNER.

Pourquoi un locataire n'apparaît-il pas encore comme débiteur dans Exact ?

Un locataire n'est créé comme débiteur qu'à sa première facture de vente. Vous n'avez rien à faire pour cela. Si la création échoue, consultez le message d'erreur sous Invoices → Failed.

Un débiteur figure en double ou est bloqué dans Exact.

Si le même débiteur figure deux fois, la version associée peut être bloquée et l'échange échoue.

1. Fusionnez les débiteurs en double dans Exact.
2. Dans la connexion, sous Debtors, associez à nouveau le débiteur portant le bon numéro.
3. Soumettez à nouveau la facture de vente.

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Paiements

Comment un paiement d'Exact revient-il dans OWNER ?

Dans Exact, rapprochez le paiement de la facture de vente. Dans le quart d'heure, la connexion le détecte et OWNER marque la facture de vente comme payée (en cas de paiement intégral). Seuls les paiements rapprochés de la facture de vente dans Exact reviennent dans OWNER.

Pourquoi une facture de vente payée repasse-t-elle en retard de paiement ?

Lorsqu'Exact est connecté, c'est le statut de paiement dans Exact qui fait foi. Si vous marquez une facture de vente comme payée uniquement dans OWNER, alors qu'elle figure encore comme “paid: no” dans Exact, la connexion la repasse en retard de paiement et le locataire peut recevoir un rappel.

• Marquez toujours les factures de vente réglées comme payées dans Exact ; OWNER reprend automatiquement ce statut.
• Vous voulez être sûr qu'aucun rappel ne parte d'OWNER ? Voir Comment activer ou désactiver les rappels automatiques pour un locataire ou une facture de vente ? Si vous envoyez aussi des rappels depuis Exact, vérifiez également ces paramètres.

Pourquoi les paiements ne sont-ils pas lettrés automatiquement dans Exact ?

OWNER renseigne pour chaque facture de vente le champ Uw ref (votre référence) ; Exact doit s'en servir pour rapprocher les paiements entrants. Le numéro de pièce dans Exact est autre chose – le numéro de facture OWNER apparaît dans le champ Numéro de référence, que vous pouvez activer dans Exact. Le lettrage lui-même se fait dans Exact ; s'il ne fonctionne pas, demandez au support Exact pourquoi.

Puis-je enregistrer un paiement partiel ou un paiement effectué en dehors d'Exact ?

Vous n'enregistrez pas les paiements partiels manuellement dans OWNER ; ils arrivent via la connexion. Une facture de vente a été payée en dehors d'OWNER et en dehors d'Exact ? Ouvrez la facture de vente et choisissez Actions → Changer le statut → Modifier le statut de paiement → Payé en dehors d'OWNER. Voir aussi Comment marquer manuellement une facture de vente comme payée ?

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Messages d'erreur et solutions

Vous trouvez le message d'erreur dans la connexion sous Invoices → Failed. Corrigez la cause, puis soumettez à nouveau la facture de vente. Les messages d'Exact sont reproduits tels qu'ils apparaissent, avec une traduction entre parenthèses.

Message d'erreur	Cause et solution
Kon geen Exact Online klant aanmaken: ‘Ongeldig: E-mail[]’ [500] (impossible de créer le client Exact Online : e-mail non valide)	L'adresse e-mail du débiteur est incorrecte. Corrigez-la dans OWNER.
Kon geen Exact Online klant aanmaken: ‘Ongeldig btw-nummer’ (impossible de créer le client Exact Online : numéro de TVA non valide)	Le numéro de TVA de la relation est incorrect ou au mauvais format. Corrigez-le dans OWNER.
Couldn’t call GET ‘https://start.exactonline.nl/api/v1/...’: ‘Forbidden’ [403]	OWNER ne dispose pas de droits suffisants dans Exact. Donnez les bons droits à l'utilisateur Exact de la connexion.
Wijziging rechten waardoor het niet meer mogelijk is om verkoopfacturen aan te maken (modification des droits empêchant de créer des factures de vente)	Les droits dans Exact ont été modifiés. Rétablissez les droits de l'utilisateur Exact.
Onbekend: Boekjaar (Periode - datumtabel) (inconnu : exercice, table des périodes)	Les paramètres de période dans Exact sont incorrects, ou la connexion doit être autorisée à nouveau.
Ongeldig: Dagboek (type) (non valide : journal)	Aucun journal des ventes n'a été choisi. Sélectionnez le bon Sales journal sous Settings → General.
Kon geen Exact Online transactie aanmaken voor verkoopfactuur: ‘Periode is afgesloten’ (impossible de créer la transaction : période clôturée)	La période comptable est clôturée ou n'existe pas. Ouvrez la période dans Exact ou choisissez une date de comptabilisation dans une période ouverte.
500 error: Ongeldige referentie: Betalingsconditie (référence non valide : condition de paiement)	Toutes les conditions de paiement ne sont pas associées, ou la facture de vente est en prélèvement automatique alors que la condition de prélèvement dans Exact n'a pas le code ‘IN’. Associez les conditions sous Payment Conditions.
500 error: Ongeldige referentie: Kostendrager / kostenplaats (référence non valide : porteur de coûts / centre de coûts)	Le porteur de coûts ou le centre de coûts associé n'existe plus dans Exact. Associez-le à nouveau ou laissez le champ vide : OWNER le recréera. Vérifiez aussi que centre de coûts/porteur de coûts n'est pas réglé sur “Non” pour le compte du grand livre de l'article de vente.
Uitgestelde omzet kan niet geboekt worden… 01-01-1970 (le chiffre d'affaires différé ne peut pas être comptabilisé)	Voir Une facture de vente échoue à cause du chiffre d'affaires différé.

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Besoin d'aide ?

Contactez le support :

• Chat : via le centre d'aide (bouton de chat en bas à droite)
• E-mail : support@owner.app
• Téléphone ou WhatsApp : +31 591 799 602