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Wie erstelle ich ein Dokument und lasse es digital unterzeichnen?

Von der Vorlage zum digital unterschriebenen Dokument, ohne erneutes Hochladen.

In OWNER erstellst du ein Dokument aus einer eigenen Vorlage, zum Beispiel einen Mietvertrag, und lässt es danach digital unterzeichnen. Die unterschriebene Version landet automatisch wieder in OWNER.

Bevor du beginnst

Du brauchst eine Dokumentvorlage. Die richtest du einmalig unter Einstellungen > Module > Dateien > Dokumente ein. Wie das geht, liest du in Vorlagen.

Möchtest du ein bestehendes Dokument unterzeichnen lassen, zum Beispiel ein PDF, das du selbst erstellt hast? Dann lade es hoch und mach mit Schritt 3 weiter.

Dokument erstellen und unterzeichnen lassen

Schritt 1 – Erstelle das Dokument aus der Vorlage

  1. Gehe im Hauptmenü zu Dateien > Dokumente (nicht zu Einstellungen).
  2. Klicke auf Neu und wähle Aus Vorlage erstellen.
  3. Wähle die Vorlage, den Mietvertrag und die Einheit. OWNER füllt die Platzhalter in der Vorlage mit den Daten aus OWNER.
  4. Klicke auf Erstellen.

Schritt 2 – Prüfe das Dokument und finalisiere es

  1. Öffne das Dokument und prüfe, ob alle Daten stimmen.
  2. Wähle Aktionen > Dokument finalisieren.

Achtung: Finalisiere ein Dokument erst, wenn du alles geprüft hast.

Schritt 3 – Bereite das Dokument zur Unterzeichnung vor

  1. Wähle Aktionen > Zur Unterzeichnung vorbereiten.
  2. Wähle, wer unterzeichnen muss und bis zu welchem Datum.

Schritt 4 – Platziere die Felder

  1. Über dem Dokument erscheint ein Menü mit Feldern. Ziehe die Felder an die richtige Stelle, zum Beispiel die Unterschrift und Angaben, die der Unterzeichner ausfüllen muss.
  2. Prüfe, ob jedes Feld dem richtigen Unterzeichner zugeordnet ist.

Schritt 5 – Sende es zur Unterzeichnung

  1. Wähle Aktionen > Zur Unterzeichnung senden.
  2. Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail und unterschreiben digital.

Nach der Unterzeichnung

Sobald alle unterschrieben haben, aktualisiert OWNER den Status und die unterschriebene Version steht automatisch in OWNER. Du musst nichts erneut hochladen.

Tipp: Speichere den unterschriebenen Mietvertrag in der Mitte des Mietvertrags in OWNER. Personen mit Zugang zum Mietvertrag sehen ihn dann auch in ihrem eigenen Konto.

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