Inspecties uitvoeren (*Module in ontwikkeling)
Voer inspecties gemakkelijk uit door ze rechtstreeks vanuit de OWNER in te voeren en de rapporten te delen, bijvoorbeeld met jouw huurders of servicepartijen.
Wat is het?
Met de inspectiemogelijkheid binnen OWNER kun je digitale inspecties uitvoeren, zoals een in- en uitcheck inspectie, een tussentijdse inspectie of een (technische) inspectie van je gebouw.
Een inspectie is een op zichzelf staand item dat je kunt koppelen aan een huurcontract, servicecontract, eenheid of installatie. Inspecties kunnen verschillende fasen hebben, zoals "uit te voeren", "gepland" en "uitgevoerd". Je kunt verschillende soorten inspecties aanmaken via de instellingen van OWNER en de bijbehorende inspectiepunten benoemen.
Overweeg bijvoorbeeld de volgende soorten inspecties:
- Aanvang van een huurovereenkomst
- Het einde van een huurovereenkomst
- Tussentijdse inspectie
- Technische inspectie van het gebouw
- Schoonmaakinspectie van het gebouw
Waarom heb ik dit nodig?
Met de inspectiemodule willen we de vaak verwaarloosde of slecht uitgevoerde inspecties verbeteren, en de uitvoering van de inspectie zelf een stuk makkelijker maken. Deze functie voorkomt dat inspecties worden vergeten, maakt digitale uitvoering, opslag en deling mogelijk, zoals rechtstreeks met huurders.
Hoe werkt het?
Je begint door een nieuwe inspectie te maken en de fase te selecteren waarin deze zich bevindt, bijvoorbeeld 'te plannen'. Als de uitvoeringsdatum al bekend is, kun je deze direct in de 'gepland' fase plaatsen.
Bij het maken van de inspectie vragen we wie verantwoordelijk is voor deze inspectie, zodat dit teamlid kan worden gewaarschuwd en herinnerd.
Zodra je een inspectie hebt aangemaakt, word je naar de inspectieoverzichtspagina gebracht. Op deze pagina zie je links alle ingevoerde gegevens en rechts de items waaraan de inspectie is gekoppeld. In het midden kun je taken, notities en e-mails aan de inspectie koppelen.
Een uit te voeren inspectie wordt aangemaakt in de fase "uit te voeren", zodat deze niet wordt vergeten. Als je een teamlid hebt toegewezen als verantwoordelijke, ontvangt deze persoon een melding dat er een nieuwe inspectie voor hem of haar is aangemaakt. Zodra de verantwoordelijke persoon de inspectie heeft ingepland in overleg met bijvoorbeeld de huurder, kan deze worden verplaatst naar de 'gepland' fase.
Op de dag van de inspectie neem je jouw telefoon of iPad mee zodat je toegang hebt tot OWNER. Je gaat digitaal door de inspectiepunten en voegt indien gewenst foto's toe die je direct vanaf jouw telefoon of iPad kunt nemen. Zodra je de inspectie hebt voltooid en eventueel een wederpartij, zoals een huurder, hebt gekoppeld, kun je het inspectierapport direct na ondertekening per e-mail laten verzenden. Aan het einde van de inspectie word je gevraagd of deze naar de 'Uitgevoerd' fase mag worden verplaatst.
De inspectie wordt netjes opgeslagen en gekoppeld aan het overeenkomstige item en kan in de toekomst gemakkelijk worden teruggevonden.