Meldingen beheren
Registreer serviceverzoeken (meldingen) en los ze op met OWNER door gebruik te maken van Tickets en Opdrachtbonnen, waarmee je ook externe partijen kunt inschakelen.
Wat is het?
Binnen OWNER kun je eenvoudig serviceverzoeken (meldingen) van bijvoorbeeld huurders registreren en oplossen. Dit doen we met twee handige functies: Tickets en Opdrachtbonnen. Met Tickets registreer je de melding, en met Opdrachtbonnen kun je externe partijen opdracht geven om het probleem op te lossen.
Dankzij Tickets kunnen melders automatisch op de hoogte worden gehouden van de voortgang van hun melding. Met Opdrachtbonnen stuur je externe partijen een overzichtelijke opdrachtbon met details zoals de melder, het probleem, en het adres. De status van de Opdrachtbonnen kun je gemakkelijk zien in het menu item 'Onderhoud' --> 'Opdrachten'
Waarom heb je het nodig?
Wanneer meldingen niet correct worden geregistreerd, verlies je het overzicht en bestaat het risico dat je vergeet of een vergelijkbaar probleem zich eerder heeft voorgedaan en wie het destijds heeft opgelost. Het is ook belangrijk om de melder op de hoogte te houden van de voortgang van hun melding, zonder dat dit veel extra werk met zich meebrengt. Om dit efficiënt te regelen, maak gebruik van de Ticket- en Opdrachten-functionaliteit binnen OWNER.
Hoe werkt het?
Wanneer iemand een melding indient via de website, wordt deze automatisch zichtbaar als een ticket in jouw OWNER-omgeving. Als de melding via e-mail binnenkomt, kun je deze eveneens eenvoudig converteren naar een ticket. In het geval dat de melding op andere manieren wordt ontvangen, dien je handmatig een ticket aan te maken.
Een ticket start standaard in de "Nieuw"-fase, zodat je direct weet dat er een nieuwe ticket is toegevoegd. Bij het aanmaken van het ticket wordt gevraagd om de verantwoordelijke voor het ticket, degene die op de hoogte wordt gesteld van de nieuwe melding.
Tijdens het aanmaken van het ticket selecteer je een titel, beschrijf je het probleem, en koppel je het ticket aan een specifieke persoon, eenheid of installatie. Als er personen aan het ticket zijn gekoppeld, worden zij automatisch op de hoogte gehouden van de voortgang en kunnen zij het ticket online bekijken op het OWNER-platform.
Op het ticket kun je notities toevoegen, bestanden uploaden, taken maken en meer, allemaal om het overzicht te behouden. Verplaats het ticket naar de juiste fase om bij te houden welke stappen nog moeten worden genomen.
Indien het oplossen van een ticket vereist dat een externe partij wordt ingeschakeld, kun je eenvoudig een opdrachtbon aanmaken. Als je dit doet vanuit het ticket, worden automatisch de omschrijving en titel van het ticket overgenomen op de opdrachtbon, waardoor je deze niet opnieuw hoeft in te voeren.
Bij het aanmaken van de opdrachtbon wordt gevraagd om de servicepartij die verantwoordelijk is voor het oplossen van de opdracht, en of zij herinneringen moeten ontvangen. We raden aan om deze herinneringen in te schakelen. Zodra de bon is verstuurd, vragen wij de ontvanger om de bon te accepteren. Als ze dit niet doen, ontvangen ze automatische herinneringen.
De servicepartij kan de opdracht online bekijken op het OWNER-platform. Zodra de opdracht is aangemaakt, ontvangen zij een e-mail met een speciale link naar de pagina waar de opdracht wordt weergegeven. Deze pagina is alleen zichtbaar voor de betrokken partijen. Hier kunnen ze de bon bekijken, accepteren, weigeren, als voltooid melden, opmerkingen toevoegen, bestanden downloaden, en meer. Als de status van de bon verandert, bijvoorbeeld naar 'Geaccepteerd' of 'Voltooid', wordt de verantwoordelijke van de opdrachtbon op de hoogte gesteld en wordt de status automatisch bijgewerkt in jouw OWNER-omgeving.