Servicekosten afrekenen (*Module in ontwikkeling)
OWNER's servicekosten functie automatiseert de berekening en facturatie van servicekosten. Bespaar tijd en moeite.
Wat is het?
Met de servicekostenmodule in OWNER kun je automatisch je servicekosten afrekenen met jouw huurders. Op basis van de betaalde voorschotten en de ingeboekte inkoopfacturen stellen we een concept servicekostenafrekening op. Dit concept is vrij aanpasbaar en kan na goedkeuring automatisch worden gefactureerd aan jouw huurders. Moeten je huurders veel bijbetalen of krijgen ze veel terug, dan kan het voorschot automatisch worden aangepast.
Waarom heb je het nodig?
Voor veel vastgoedbeheerders is het afhandelen van servicekosten een complexe en tijdsintensieve taak. Vooral het precies berekenen van de gefactureerde voorschotten brengt uitdagingen met zich mee. Het is essentieel dat de kosten nauwkeurig worden vastgesteld en correct worden toegewezen aan de betreffende eenheden of huurders. Vervolgens is er de taak om deze kosten effectief te verrekenen met de voorschotten. Na afronding van deze processen, moet de afrekening nog worden gefactureerd en, voorzien van de nodige documentatie, naar de huurders worden verzonden. Het gebruik van de servicekostenafrekening binnen OWNER automatiseert al deze stappen, wat zorgt voor een gestroomlijnd en efficiënt proces.
Hoe werkt het?
Via de instellingen maak je eerst een nieuwe servicekostenafrekening aan. Bij het aanmaken van deze afrekening vragen we welke eenheden er onder deze afrekening vallen, wat de verdeelsleutel is, wanneer deze afrekening moet starten en welke kostensoorten er zijn.
Om vervolgens een correcte servicekostenafrekening te kunnen opstellen, hebben we de juiste gegevens nodig. Dit begint met de voorschotten die jouw huurders hebben gefactureerd gekregen. Zorg er daarom voor dat je factureert vanuit OWNER en op ieder contract een factuuritem toevoegt, genaamd: 'Voorschot servicekosten'. Er moet minimaal gedurende de periode van de afrekening zijn gefactureerd vanuit OWNER. OWNER moet namelijk per huurder weten wat het gefactureerde voorschot is geweest over die periode.
De kosten moeten ook bekend zijn. Maak daarom gebruik van de inkoopfacturen optie binnen OWNER. Iedere factuur die je wil opnemen in de afrekening moet geboekt zijn en toegewezen worden aan één of meerdere eenheden die onder de afrekening vallen. Bij het boeken van de facturen wordt automatisch de verdeelsleutel toegepast die eerder bij de instellingen is aangegeven.
De afrekening kun je via het menu 'Financieel' en vervolgens 'Servicekosten', altijd live inzien. Wanneer het servicekostenjaar voorbij is en alle kosten geboekt zijn, kun je de conceptafrekening controleren, eventueel aanpassen en versturen naar jouw huurders.