Relaties beheren
Relatiebeheer binnen OWNER helpt je om contactgegevens van personen en bedrijven op één plek te bewaren. Zo houd je overzicht en kun je eenvoudig communiceren en informatie terugvinden.
Wat is het?
Relatiebeheer binnen OWNER zien wij als het organiseren van jouw contacten zodat je hierin overzicht krijgt en de gegevens van jou relaties op één plek beschikbaar hebt. Denk hierbij aan het vastleggen van de personen waarmee je contact hebt en de bedrijven waarvoor deze personen werken. Een persoon kan iedereen zijn, bijvoorbeeld een huurder, makelaar, notaris, of iemand die bij jouw huurder werkt in het geval de huurder een bedrijf is.
Bij personen vragen wij, indien bekend, om het e-mailadres, zodat wij dubbele contacten kunnen voorkomen en e-mails altijd gemakkelijk terug te vinden zijn.
Ontvang je een e-mail van een nog niet bekend e-mailadres, dan maken wij deze direct aan in de lijst van personen, zodat je in de toekomst gemakkelijk deze mail kan terugvinden en je zeker weet dat iedereen die voor jou van belang is, in jouw lijst met personen staat.
Bij bedrijven vragen wij om het "domein", bijvoorbeeld bedrijfA.nl. Hierbij halen wij automatisch het logo van het bedrijf op, zodat je dit niet zelf hoeft toe te voegen en direct herkenning krijgt. Doormiddel van de database van de Kamer van Koophandel halen we de overige bedrijfsgegevens op. Je kunt deze natuurlijk zelf ook aanpassen of aanvullen.
Personen kunnen automatisch aan bedrijven worden gekoppeld op basis van de domeinnaam. Voer je een persoon in met een bedrijfsmailadres, dan maken wij op basis van de domeinnaam van het bedrijf direct het bedrijf aan met de daarbij behorende bedrijfsinformatie.
Waarom heb je het nodig?
De personen en bedrijven zijn een groot onderdeel binnen OWNER en maken deel uit van de kernwerking van OWNER. Wij gebruiken deze personen en bedrijven om huurcontracten aan te koppelen, als melders van tickets, ontvangers van huurfacturen, leners van sleutels, enzovoort. Je kunt natuurlijk alleen relaties aanmaken die nodig zijn voor de werking van OWNER, zoals jouw huurders, maar door al jouw relaties vast te leggen krijg je overzicht en kun je gemakkelijk contact opnemen via e-mail, telefoon of notities.
Hoe werkt het?
Binnen de module 'Contacten' zie je twee onderdelen: 'Personen' en 'Bedrijven'. Het maakt niet uit waarmee je begint, we nemen als voorbeeld een persoon. Klik in de module 'Contacten' op 'Personen' en daarna op 'Nieuw'. Voer minimaal één van de volgende drie velden in: E-mail, Voornaam of Achternaam. Een van deze drie velden is de minimale informatie die wij nodig hebben om een persoon aan te kunnen maken. Vul indien bekend de overige informatie ook in en klik op 'Aanmaken'.
Je komt nu op de overzichtspagina van de zojuist aangemaakte persoon terecht en ziet aan de linkerzijde de door jou ingevoerde gegevens. Aan de rechterkant zie je de zaken waaraan deze persoon gekoppeld is. Als je de persoon aan iets wilt koppelen, klik dan gemakkelijk op 'Toevoegen'. In het midden kun je bijvoorbeeld taken en notities koppelen aan de relatie.
Klaar! Je hebt nu een persoon aangemaakt en deze gekoppeld aan een bedrijf. Doe dit voor al je contacten en je bent altijd verzekerd van een overzichtelijk relatiebeheer.