Bewaar je documenten op het juiste niveau
De bestandenmodule binnen OWNER bestaat uit documenten en afbeeldingen. Deze beide kun je aan verschillende onderdelen koppelen. Wij raden aan om ze te koppelen aan de onderdelen waar ze betrekking op hebben. Ter illustratie hebben we hieronder een aantal voorbeeldsituaties uitgewerkt;
Kopie huurovereenkomst
Bewaar deze bij het huurcontract zelf en niet bij de specifieke eenheid of huurder. Door het document te koppelen aan het huurcontract blijft de documentatie van de eenheid overzichtelijk, zelfs na meerdere huurderswisselingen, en worden er geen onnodige documenten gekoppeld aan de huurder (persoon of bedrijf).
Plattegrond
Bewaar deze plattegrond bij de specifieke eenheid(en) waar deze betrekking op heeft. Als je bijvoorbeeld een plattegrond hebt met 10 eenheden erop, koppel deze dan aan de juiste eenheden. Zo kun je hetzelfde document eenvoudig terugvinden voor alle betreffende eenheden.
Legitimatie
Bewaar deze legitimatie bij de betreffende persoon onder het menu-item "Contacten". Het is aan te raden om het document niet bij het huurcontract op te slaan, aangezien de legitimatie los staat van het huurcontract. Als de huurder meerdere huurcontracten heeft, is het voldoende om de legitimatie eenmaal op persoonsniveau op te slaan in plaats van hetzelfde document bij beide huurcontracten te koppelen.
Uittreksel kamer van koop handel
Bewaar dit document bij het specifieke bedrijf in de sectie "Bedrijven". Als het bedrijf ook een huurder is, is het beter om het uittreksel van de Kamer van Koophandel niet bij het huurcontract op te slaan, omdat het document losstaat van het huurcontract. Als dezelfde huurder meerdere huurcontracten heeft, volstaat het om het uittreksel slechts één keer op bedrijfsniveau op te slaan in plaats van bij beide huurcontracten hetzelfde document te koppelen.
Huuropzegging brief
Bewaar deze bij het huurcontract en niet bij de persoon of het bedrijf, zodat alle relevante correspondentie voor dat specifieke huurcontract georganiseerd blijft.
Foto van een lekkage
Maak een ticket aan van deze lekkage om ervoor te zorgen dat je het niet vergeet. Voeg daarbij ook de foto toe, zodat deze later eenvoudig terug te vinden is.
Opleverrapport
Bewaar dit bij de huurovereenkomst en voeg het later toe aan de oplevering zodra deze functie beschikbaar is in OWNER. Momenteel wordt de inspectiemodule ontwikkeld.
Bewaar documenten op het niveau waar ze relevant zijn om ze overzichtelijk te houden.
Geef documenten en afbeeldingen, een type en een datum
Door documenten en afbeeldingen van een type te voorzien, kun je ze eenvoudig terugvinden en filteren. Als je bijvoorbeeld een kopie van een huurovereenkomst het type "Overeenkomst" geeft, kun je later al je huurovereenkomsten in één keer vinden door te filteren op dit type.
Door het toekennen van een type aan een afbeelding, kun je makkelijk al je afbeeldingen van je eenheden filteren.
Door documenten te voorzien van een datum, kunnen ze op chronologische volgorde worden weergegeven. Dit gebeurt automatisch bij afbeeldingen, omdat de aanmaakdatum al is opgeslagen in het bestand.
Wanneer je een type mist in OWNER, kun je deze eenvoudig zelf toevoegen door op het + te klikken in de dropdown van de types of door naar de instellingen te gaan.
Maakt documenten en afbeeldingen favoriet.
Door documenten en/of afbeeldingen als favoriet te markeren, kun je ze eenvoudig terugvinden door te filteren op je favorieten. Om een document of afbeelding als favoriet in te stellen, open je het bestand en klik je op "Instellen als favoriet".
Wil je je documenten ook fysiek opslaan?
Het is verstandig om belangrijke documenten niet alleen digitaal op te slaan, maar ook fysiek te bewaren. Om dit eenvoudig te doen, raden wij aan om een Numeroteur aan te schaffen. Met een Numeroteur stempel je een uniek en oplopend nummer op elk document dat je verwerkt. Op deze manier houd je een overzichtelijke en geordende structuur bij het opslaan van je fysieke documenten. Volg de onderstaande stappen om je documenten handig te organiseren:
- Stempel het document met de Numeroteur om het een uniek nummer te geven.
- Scan het document in.
- Upload het document naar OWNER en voer het stempelnummer in bij het veld "Referentienummer".
- Plaats het document in een ordnermap, geordend op volgorde van het nummer.
Door deze stappen te volgen, kun je gemakkelijk fysieke documenten terugvinden die overeenkomen met de digitale bestanden in OWNER.