Bestanden beheren
Met de bestanden functie van OWNER organiseer je al je documenten en afbeeldingen, en koppel je deze aan jouw eenheden, huurcontracten, installaties etc.
Wat is het?
De functie bestanden bestaat uit twee onderdelen, namelijk documenten - denk hierbij aan .doc, .pdf en .xls-bestanden - en afbeeldingen. De reden dat deze van elkaar gescheiden zijn, is dat afbeeldingen op een andere manier gepresenteerd worden dan documenten. Documenten kun je in een lijst zien en afbeeldingen in zogenaamde Tiles en op een Google Maps-kaart zodat je direct een preview kunt zien en weet waar de foto's gemaakt zijn.
Je kunt als bestand wel een afbeelding uploaden, bijvoorbeeld een foto van een overeenkomst, maar wij raden aan om dit in .pdf-formaat te doen in plaats van een afbeeldingsformaat.
Waarom heb ik het nodig?
Veel beheerders hebben in het verleden veel papier verzameld, zoals getekende huurcontracten, bouwtekeningen en foto's. Het liefst wil je deze gemakkelijk en snel terugvinden en ze onderweg bij de hand hebben. Gebruik daarom de bestandenfunctie van OWNER.
Hoe werkt het?
Je kunt vanuit de bestanden pagina één of meerdere documenten en/of afbeeldingen uploaden en koppelen aan bijvoorbeeld een huurcontract of eenheid. Wij raden aan om de bestanden zoveel mogelijk te koppelen aan zaken waar ze betrekking op hebben. Sla daarom een kopie van de huurovereenkomst op bij de digitale huurovereenkomst in OWNER en niet bij de huurder zelf. Hierdoor houd je overzicht in je bestanden, ook als jouw huurder meerdere eenheden van je huurt. Als je een plattegrondtekening hebt, sla deze dan op bij de eenheid waar deze betrekking op heeft.
Tip! Als je eerst naar de eenheid of het huurcontract gaat en van daaruit een bestand uploadt, dan is het automatisch al gekoppeld aan dat onderdeel.
Door de documenten en afbeeldingen een type en datum te geven, kun je hier gemakkelijk op filteren achteraf. Bij het uploaden wordt er ook gevraagd wie verantwoordelijk is voor het bestand. Hierdoor weten we wie we moeten informeren als er iets aan de hand is met het bestand.
Wanneer je een bestand hebt geüpload, kom je op de overzichtspagina van dat bestand. Links zie je alle door jou ingevoerde gegevens, en rechts zie je de zaken waaraan het bestand gekoppeld is. In het midden is er een preview en kun je bijvoorbeeld taken en notities koppelen aan het bestand.
Tip! Wist je dat er een tipartikel is geschreven over dit onderwerp? Hier lees je in meer detail hoe wij onze bestanden zelf zouden organiseren. Klik hier voor het artikel.