Onderhoud beheren (*Module in ontwikkeling)
Het OWNER platform biedt de mogelijkheid om meerjarenonderhoudsplanningen te maken, te monitoren, en opdrachten uit te zetten voor servicepartijen.
Wat is het?
Plan en voer het onderhoud van jouw vastgoed uit op het OWNER Platform. Via een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) kun je per eenheid of per project aangeven welke kosten je verwacht en hoe hoog je denkt dat deze kosten zullen zijn. Wanneer het moment is gekomen dat het onderhoud daadwerkelijk moet worden uitgevoerd, kun je middels de optie "Opdrachten" een opdrachtbon sturen naar de servicepartij om het werk uit te voeren.
Waarom heb ik het nodig?
Door het onderhoud over de komende jaren inzichtelijk te maken, kom je niet voor verrassingen te staan. Je weet wat je moet reserveren om je gebouwen er de komende jaren goed bij te laten staan. Door opdrachten uit te zetten, houd je controle over de afspraken omtrent het uit te voeren werk en heb je controle op de uitvoering.
Hoe werkt het?
Onder het menu-item 'Onderhoud' vind je het onderdeel 'Onderhoudplanning'. Hierin kun je planningen aanmaken en deze koppelen aan eenheden. Binnen de planningen kun je kostensoorten toevoegen en hier kosten aan toekennen. Deze onderhoudsplanning is vervolgens ook gemakkelijk inzichtelijk vanuit de eenheid zelf.
Wil je een opdracht uitvoeren, maak dan een opdrachtbon aan. Bij het aanmaken van de opdracht wordt gevraagd wie de servicepartij is die de opdracht moet oplossen en wordt gevraagd of deze partij hieraan herinnerd moet worden. Wij adviseren deze herinnering aan te zetten. Wanneer de bon wordt verstuurd, vragen we de ontvanger namelijk om de bon te accepteren. Doen ze dit niet, dan ontvangen ze automatisch herinneringen.
De servicepartij kan jouw opdracht online zien op het OWNER-platform. Ze ontvangen zodra de opdracht is aangemaakt een e-mail met een speciale link naar de pagina waar de opdracht te zien is. Deze pagina is niet voor andere mensen te zien. Hier kunnen ze de bon inzien, accepteren, weigeren, gereed melden, opmerkingen plaatsen, bestanden uploaden, enzovoort. Als de status van een bon verandert, zoals bijvoorbeeld naar 'Geaccepteerd' of 'Gereed', dan wordt de verantwoordelijke van de opdrachtbon hiervan op de hoogte gesteld en verandert de opdracht automatisch van status in jouw OWNER-omgeving.