Sleutels beheren
De sleutelmodule van OWNER organiseert fysieke sleutels met een digitaal sleutelbord. Zo weet je snel waar een sleutel is en wie hem heeft. Bovendien kan het gekoppeld worden aan jouw eenheden of installaties.
Wat is het?
In de sleutelmodule van OWNER kun je eenvoudig sleutels opslaan, snel terugvinden en bijhouden wie ze heeft geleend. De sleutels worden systematisch georganiseerd door ze te nummeren. Je ontvangt een melding als een sleutel niet op tijd wordt teruggebracht.
Waarom heb je het nodig?
Veel beheerders ervaren problemen met sleutelbeheer, zoals zoekgeraakte sleutels of onduidelijkheid over aan wie een sleutel is uitgeleend. De sleutelmodule van OWNER maakt deze problemen overbodig. Bovendien is het niet meer nodig om een adreslabel aan een sleutel te bevestigen, wat het risico op inbraak bij verlies vermindert.
Hoe werkt het?
De sleutelmodule beschikt over een digitaal sleutelbord waarop genummerde sleutels hangen, wat het terugvinden ervan vereenvoudigt. Je kunt meerdere sleutels aan één bord hangen of extra borden aanmaken voor verschillende locaties, zoals wanneer je meerdere kantoren beheert.
Heb je het tipartikel over dit onderwerp al gezien? Hierin lees je hoe wij sleutels organiseren. Bekijk het artikel hier.
In OWNER kun je jouw sleutels efficiënt beheren. Koppel ze eenvoudig aan eenheden, of installaties. Zo zie je direct vanuit elke eenheid of installatie welke sleutels er zijn. Wil je een overzicht van al je sleutels? Ga dan naar het digitale sleutelbord. Hier zie je in één oogopslag welke sleutels je hebt en wat hun status is.
Beginnen is simpel. Er is standaard al een sleutelbord voor je aangemaakt in OWNER. Om een sleutel toe te voegen, ga je naar het onderdeel 'Sleutels' onder het menu item 'Vastgoed' en klik je op 'Nieuw'.
Bij het toevoegen van een sleutel vul je enkele gegevens in:
- Nummer: Elk sleutel heeft een uniek nummer.
- Type: Specificeer het type, zoals een loper of tag. Tags helpen je later bij het zoeken.
- Omschrijving: Een korte beschrijving, zoals 'derde deur links' of 'groene deur'.
- Sleutelbord: Kies het bord waarop je de sleutel wilt hangen.
- Koppelingen: Specificeer waar de sleutel voor dient, zoals een specifiek appartement of technische installatie.
- Verantwoordelijke: Wijs een teamlid toe die verantwoordelijk is voor de sleutel. Deze persoon krijgt ook meldingen als de sleutel te laat wordt teruggebracht.
Na het invullen klik je op 'Aanmaken' en voilà, je sleutel is toegevoegd! Op de overzichtspagina van de sleutel vind je alle details. Links staan de ingevoerde gegevens, rechts de koppelingen en in het midden kun je taken en notities aan de sleutel toevoegen. Zo houd je alles overzichtelijk en georganiseerd.
Tip! Om een sleutel uit te lenen in OWNER, zoek de sleutel op, klik op 'Acties' (de drie puntjes linksboven) en selecteer 'Sleutel uitlenen'. Bij terugkomst kies je simpelweg 'Sleutel retourneren'. Zo houd je je sleutelbeheer efficiënt.