Het bijwerken van de financiële administratie van OWNER’s geïntegreerde betaaloplossing

Inleiding

Het OWNER platform maakt het beheren van huurinkomsten eenvoudig door de automatische verwerking van betalingen en het uitvoeren van verzamelbetalingen naar de bankrekening van de vastgoed eigenaar. Maar als je daarnaast een eigen boekhoudsysteem gebruikt, bijvoorbeeld voor het bijhouden van je BTW of het maken van jaarrekeningen, is het belangrijk dat dit boekhoudpakket up-to-date blijft met de facturen en betalingen die via OWNER verwerkt worden.

In deze handleiding begeleiden we je stap voor stap bij het correct boeken van de financiële transacties die via OWNER plaatsvinden. Dit omvat het invoeren van de juiste journaalposten en het boeken van verzamelbetalingen, zodat jouw administratie altijd klopt.

Overzicht van het boekingsproces in OWNER

Wanneer je gebruik maakt van de geïntegreerde betaaloplossing van OWNER, worden huurbetalingen door huurders automatisch verwerkt. Zodra een of meerdere facturen voldaan zijn, ontvang je als vastgoedeigenaar periodiek een verzamelbetaling op jouw bankrekening. Dit betekent dat het beheer van openstaande vorderingen aan de zijde van OWNER plaatsvindt, en jij in je eigen boekhoudpakket alleen nog de verzamelbetalingen hoeft te boeken. Om dit proces soepel te laten verlopen, raden we aan om een specifieke structuur in je boekhoudpakket op te zetten.

Instellen van je boekhoudpakket

Om je administratie overzichtelijk te houden, raden we aan om eenmalig de volgende aanpassingen te doen in je boekhoudpakket:

1. Aanmaken van een dagboek
   1. Maak een dagboek aan voor de OWNER-journaalposten, genaamd: 'Memoriaal OWNER'.
      
2. Grootboekrekeningen aanmaken
   
   1. Maak een grootboekrekening aan voor OWNER-debiteuren, genaamd: 'Debiteuren OWNER'.
   2. Maak een tussenrekening aan voor betalingen die buiten OWNER omlopen (bijvoorbeeld contante betalingen of directe overboekingen van huurders), genaamd: 'Tussenrekening betaald buiten OWNER'.

Journaalposten Boeken in je Boekhoudpakket

Met behulp van het journaalposten-overzicht in het OWNER-platform kun je eenvoudig zien welke aanpassingen er in jouw boekhoudsysteem nodig zijn. Dit overzicht vind je onder het menu Inzichten → Journaalposten. Volg de volgende stappen om deze journaalposten correct te boeken.

1. Voorbereiding: de memoriaal boeking
   1. Maak een memoriaalboeking aan in je boekhoudpakket en selecteer het eerder aangemaakte 'Memoriaal OWNER' dagboek. Hieronder zie je een voorbeeld van een memoriaalboeking voor de maand januari:
      
      

      Groep	Item	Januari
      Debiteuren	Debiteuren	€ 1.391,50
      BTW	21%	€ 241,50
      Huren (21%)	Huur	€ 1.000,00
      Servicekosten (21%)	Voorschot servicekosten	€ 1.00,00
      Overige (21%)	Overige	€ 50,00

2. Journaalpost Invoeren
   1. Kies als boekingsdatum de laatste dag van de betreffende maand of periode.
   2. Selecteer bij 'Debiteuren' de grootboekrekening 'Debiteuren OWNER'.
   3. Boek de overige regels (zoals huur, servicekosten, BTW) op de juiste grootboekrekeningen in jouw administratie.
   4. Controleer dat de totalen van debet en credit aan het einde van de boeking gelijk zijn. Hieronder zie je een voorbeeld van een memoriaalboeking voor de maand januari:

      Datum	Grootboekrekening	Debet	Credit
      31-01-2024	XXXX - Debiteuren OWNER	€ 1.391,50	-
      31-01-2024	XXXX - Af te dragen BTW 21%	-	€ 241,50
      31-01-2024	XXXX - Huur	-	€ 1.000,00
      31-01-2024	XXXX - Servicekosten	-	€ 100,00
      31-01-2024	XXXX - Overige	-	€ 50,00

      Let op! Zet positieve bedragen bij 'Debet' en negatieve bedragen bij 'Credit'. 

      Je kunt ervoor kiezen om deze journaalposten maandelijks, per kwartaal of jaarlijks te boeken, afhankelijk van jouw voorkeur.

De verzamelbetalingen boeken

Elke periode ontvang je van het OWNER platform een verzamelbetaling, waarin de huurbetalingen van je huurders gebundeld worden overgemaakt naar je bankrekening. Om deze betaling correct te verwerken in je administratie, boek je het totaalbedrag van de verzamelbetaling als volgt:

1. Kies de grootboekrekening 'Debiteuren OWNER'.
2. Boek het totaal ontvangen bedrag vanuit OWNER op deze grootboekrekening. Dit zorgt ervoor dat de openstaande debiteurenposten worden afgelost.

Conclusie

Door je boekhouding op deze manier bij te houden, zorg je ervoor dat de financiële gebeurtenissen binnen het OWNER platform goed worden verwerkt in je eigen administratie. Dit maakt het eenvoudiger om aan je fiscale verplichtingen te voldoen, en geeft een duidelijk overzicht van je inkomsten en uitgaven. Volg deze handleiding stap voor stap om ervoor te zorgen dat je administratie altijd correct en up-to-date is.