Hoe maak ik een document aan en laat deze digitaal ondertekenen?

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je:

1. Een documentsjabloon toevoegt;
2. Een document aanmaakt vanuit het sjabloon;
3. Het document digitaal laat ondertekenen.

Een documentsjabloon toevoegen

Voordat je een document kunt aanmaken, heb je een sjabloon nodig.

Ga naar Instellingen → Bestanden → Documenten.

Klik rechtsboven op Nieuw om een nieuw documentsjabloon toe te voegen.

Voeg hier het gewenste sjabloon toe, bijvoorbeeld een huurcontract. Tijdens het instellen van het sjabloon kun je gebruikmaken van labels.

Wat zijn labels?

Labels zorgen ervoor dat gegevens die al in OWNER staan automatisch op de juiste plek in het document terechtkomen.

Denk bijvoorbeeld aan gegevens van de huurder, het contract of de betreffende eenheid. Hierdoor hoef je deze informatie niet iedere keer handmatig in een huurcontract te verwerken.

Stel de gewenste labels in en sla het sjabloon op.

Tip: Controleer bij het maken van het sjabloon goed of alle labels op de juiste plek staan. Zo voorkom je dat gegevens later verkeerd in het document terechtkomen.

Een document aanmaken vanuit een sjabloon

Is het sjabloon opgeslagen? Dan kun je hiermee een document aanmaken.

Ga bovenin het hoofdmenu naar Bestanden → Documenten.

Let op: Ga hiervoor naar Bestanden → Documenten in het hoofdmenu en niet naar Instellingen → Bestanden → Documenten. Onder Instellingen beheer je de sjablonen; onder Bestanden maak en beheer je de daadwerkelijke documenten.

Klik op Nieuw document en kies voor Aanmaken vanuit sjabloon.

Selecteer vervolgens het sjabloon dat je wilt gebruiken.

Het contract en de eenheid selecteren

Nadat je het sjabloon hebt gekozen, selecteer je het contract waarvoor je het document wilt aanmaken en de bijbehorende eenheid.

OWNER gebruikt deze selectie om de juiste gegevens uit het systeem op te halen. De labels die je eerder in het sjabloon hebt ingesteld, worden vervolgens automatisch met deze informatie gevuld.

Klik daarna op Aanmaken.

Het document wordt nu gegenereerd op basis van het gekozen sjabloon en de gegevens uit OWNER.

Het document definitief maken

Open het aangemaakte document en controleer eerst of alle informatie correct in het document staat.

Klopt alles? Klik dan op Acties → Document definitief maken.

Let op: Maak een document pas definitief wanneer je hebt gecontroleerd of alle informatie correct is.

Nadat het document definitief is gemaakt, kun je het voorbereiden voor digitale ondertekening.

Het document ondertekenbaar maken

Klik bij het definitieve document op Acties → Ondertekenbaar maken.

Vervolgens stel je in:

• Wie het document moet ondertekenen;
• Voor welke datum het document ondertekend moet zijn.

Bevestig de gegevens om het document ondertekenbaar te maken.

Velden voor de ondertekenaar toevoegen

Nadat je het document ondertekenbaar hebt gemaakt, verschijnt boven het document een menu met velden die je aan het document kunt toevoegen.

Sleep de gewenste velden vanuit dit menu naar de juiste positie in het document.

Je kunt hier bijvoorbeeld aangeven:

• Waar een handtekening geplaatst moet worden;
• Welke gegevens de ondertekenaar moet invullen;
• Welke andere velden door de ondertekenaar ingevuld moeten worden.

Controleer voordat je verdergaat of alle velden aan de juiste ondertekenaar zijn gekoppeld en op de juiste plek in het document staan.

Het document verzenden voor ondertekening

Staan alle velden goed? Dan is het document klaar om verzonden te worden.

Klik op Acties → Verzenden voor ondertekening.

Het document wordt vervolgens naar de geselecteerde ondertekenaar(s) verstuurd. De ontvanger kan het document digitaal openen, de benodigde gegevens invullen en het document ondertekenen.

Wat gebeurt er na het ondertekenen?

Zodra het document is ondertekend, wordt dit automatisch verwerkt in OWNER.

Je hoeft het ondertekende document dus niet zelf opnieuw te uploaden. De status van het document wordt bijgewerkt en de getekende versie is automatisch terug te vinden in OWNER.

Samengevat

Het volledige proces ziet er als volgt uit:

Sjabloon toevoegen
→ Labels instellen
→ Document aanmaken vanuit sjabloon
→ Contract en eenheid selecteren
→ Document controleren
→ Document definitief maken
→ Ondertekenbaar maken
→ Invul- en ondertekenvelden plaatsen
→ Verzenden voor ondertekening
→ Getekende versie automatisch terug in OWNER