Hoe matcht OWNER Pay ontvangen bankbetalingen?

Wanneer een debiteur een factuur betaalt via een bankoverschrijving, probeert OWNER Pay deze betaling direct automatisch te matchen aan één of meerdere openstaande verkoopfacturen.

Uniek rekeningnummer per debiteur

Binnen OWNER Pay krijgt iedere debiteur een uniek bankrekeningnummer. Dit rekeningnummer is exclusief gekoppeld aan de combinatie van:

• de debiteur

• de entiteit die de factuur verzendt

Hierdoor weten wij bij ontvangst van een betaling altijd voor welke debiteur de betaling bedoeld is, zelfs wanneer:

• de naam van de afzender afwijkt

• de betaling wordt gedaan vanaf een andere bankrekening

• of de omschrijving onduidelijk of leeg is

Doordat het rekeningnummer uniek is gekoppeld aan één debiteur en één entiteit, kan de betaling altijd eerst aan de juiste debiteur worden toegewezen voordat de matching met verkoopfacturen plaatsvindt.

De volgorde van matching

OWNER Pay hanteert een vaste volgorde bij het matchen van ontvangen bankbetalingen.

Eerst wordt gekeken naar de referentie. Wanneer de debiteur het juiste referentienummer vermeldt en dit exact overeenkomt met één openstaande verkoopfactuur, wordt de betaling direct aan die verkoopfactuur gematcht.

Als er geen bruikbare referentie aanwezig is, kijkt OWNER Pay naar het exacte ontvangen bedrag. Het systeem zoekt dan naar een combinatie van één tot vijf openstaande verkoopfacturen van diezelfde debiteur die samen precies optellen tot het overgemaakte bedrag.

Zijn er meerdere mogelijke combinaties, dan wordt eerst de kleinste groep geselecteerd. Bij gelijke grootte wordt de groep met de oudste openstaande verkoopfacturen als eerste gekozen.

Is er geen exacte combinatie mogelijk, dan worden eerst zoveel mogelijk volledige verkoopfacturen gematcht, beginnend bij de oudste openstaande verkoopfacturen.

Alleen wanneer er daarna nog een restantbedrag overblijft, blijft dit beschikbaar als saldo binnen OWNER Pay.