Hoe deel ik een contract met een huurder?

Contract delen met huurders in OWNER

In OWNER kun je contracten en bijbehorende documenten eenvoudig delen met huurders of contactpersonen. Dit kan op twee manieren: via het contract zelf of via de datatabel. Let op: bij zakelijke huurders moet er altijd eerst een contactpersoon gekoppeld worden aan het contract.

Personen toevoegen bij zakelijke huurders

Bij zakelijke huurders is er soms geen direct persoon gekoppeld aan het bedrijf. Je moet in dat geval eerst een contactpersoon koppelen:

1. Open het contract.

2. Ga naar Personen.

3. Klik op het koppelteken onder Personen.

4. Selecteer de persoon die verantwoordelijk is (bijvoorbeeld degene die de facturen ontvangt).

5. Is deze persoon nog niet aanwezig in het systeem? Klik op het plusje om een nieuw persoon toe te voegen.

Methode 1: Delen via het contract

1. Open het betreffende contract.

2. Ga in het menu rechts naar Personen.

3. Kies de betreffende persoon.

4. Klik op Acties en vervolgens op Delen.

5. Deze persoon ontvangt per e-mail een uitnodiging.

Methode 2: Delen via de datatabel

1. Ga naar de contracten-datatabel.

2. Vink het betreffende contract aan.

   Let op: er moeten contactpersonen gekoppeld zijn aan het contract.

3. Onderaan de pagina verschijnt de optie Delen.

4. Klik op Delen.

5. Alle gekoppelde personen krijgen toegang.

Documenten delen

Naast het contract zelf kun je ook losse documenten delen:

1. Open het betreffende contract.

2. Ga naar Documenten.

3. Kies het document dat je wilt delen.

4. Klik op Acties en vervolgens op Delen.

5. Het document wordt zichtbaar gemaakt voor de gekoppelde persoon of personen.

Wat ziet de huurder?

Wanneer een huurder toegang krijgt, ziet hij in zijn OWNER-omgeving:

• Algemene informatie van het contract

• Facturen

• Documenten (mits zichtbaar gemaakt door de gebruiker)

• Indexaties

• Mogelijkheid om tickets toe te voegen

Wat gebeurt er bij het delen van een contract?

• De huurder ontvangt een e-mailuitnodiging.

• Om het contract te bekijken, moet de huurder een OWNER-account aanmaken met hetzelfde e-mailadres waarop hij is uitgenodigd.

• Na registratie en inloggen ziet de huurder de gedeelde contractgegevens en documenten.

Samenvatting

Een contract of document delen in OWNER kan:

• Via het contract zelf: deel met één specifieke persoon.

• Via de datatabel: deel met alle gekoppelde personen tegelijk.

• Losse documenten: open het contract, ga naar Documenten en deel via Acties > Delen.

Belangrijk: bij zakelijke huurders moet er altijd eerst een contactpersoon worden gekoppeld. De huurder ontvangt een mail en moet inloggen met het opgegeven e-mailadres om toegang te krijgen.